Как сделать базу данных microsoft access?

Как сделать базу данных microsoft access?

Рассмотрим основное отношение, соответствующее теме «Деятельность музея»:Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника, Наименование зала, Код ответственного, Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность, Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия. Данное отношение находится в первой нормальной форме, поскольку все его атрибуты являются неделимыми и имеет составной ключ: Код экспоната, Код зала, Код сотрудника, Код экскурсии.

Приведение отношения к третьей нормальной форме

Некоторые атрибуты зависят только от части составного ключа. Устраним частичную зависимость и переведем это отношение во вторую нормальную форму путем декомпозиции основного отношения на следующие отношения:
1) Код экспоната, Наименование, Код зала, Дата поступления, Автор, Материал, Техника
2) Код зала, Наименование зала, Код ответственного
3) Код сотрудника, ФИО, Оклад, Должность
4) Код экскурсии, Время проведения, График, Срок действия, Код ответственного, Стоимость.
Отношения 1,2,3 и 4 находятся в третьей нормальной форме, поскольку они находятся во второй нормальной форме, и каждый неключевой атрибут нетранзитивно зависит от первичного ключа.
Итак, спроектировали 4 таблицы.

Определение ключей и создание связей схемы связей.

Определим первичные и внешние ключи в таблицах и необходимые связи между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.
В 1-ой таблице первичный ключ — Код экспоната. Атрибут Код зала является внешним ключом к таблице 2. Во 2-ой таблице первичный ключ- Код зала. Атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3. В 3-ей таблице первичный ключ- Код сотрудника. В 4-ой таблице первичный ключ — Код экскурсии, атрибут Код ответственного является внешним ключом по отношению к таблице 3.
Создадим схему связей между атрибутами таблиц для обеспечения целостности БД.

Создание файла базы данных в СУБД Microsoft Access 2003 .

Создадим файл спроектированной БД в СУБД Microsoft Access 2003. Для этого запустим программу Microsoft Access 2003, выберем в окне команду Создать файл, затем в окне Создание файла выберем пункт Новая база данных и укажем диск, каталог и имя «Деятельность музея».
Создадим таблицы, для этого выберем объект Таблицы и кнопку Создать. В режиме Конструктор создадим таблицы со следующей структурой:

Изменение структуры таблиц с помощью SQL запроса

С помощью SQL-запроса изменим структуру таблицы Залы. Добавим атрибут Площадь, тип данных – числовой.
ALTER TABLE Залы ADD COLUMN Площадь FLOAT;

Внесение данных в таблицы.

В окне базы данных выберем объект Таблицы, установим курсор на нужную таблицу и нажмем кнопку Открыть. В режиме Таблицы введем записи в таблицы:

Изменение данных с помощью SQL запросов в MS Access

Запрос на добавление данных в таблицу Залы:
INSERT INTO Залы ( [Код зала], Наименование, [Код ответственного], Площадь )
VALUES (6, «Серебряный», 1, 145);

Запрос на удаление данных из таблицы Сотрудники Удалим записи с фамилией сотрудника, содержащей « Мечникова»:

DELETE ФИО
FROM Сотрудники
WHERE ФИО LIKE “Мечникова”;

Запрос на обновление данных. В таблице Издания увеличим стоимость объявлений изданий с кодами 1711 и 1712.

UPDATE Сотрудники SET Оклад = Оклад*1.2
WHERE (Сотрудники.Должность Like «*контроллер»);

Запрос на создание таблицы Расписание:

SELECT Экскурсии.[Время проведения], Экскурсии.График, Сотрудники.ФИО INTO Расписание
FROM Сотрудники INNER JOIN Экскурсии ON Сотрудники.[Код сотрудника] = Экскурсии.[Код ответственного];

Как создать базу данных Microsoft Access 2010. Работа с БД пошагово

База данных является информационной моделью предметной области.

· Фактографичная – эта БД предназначена для сохранения данных в виде чисел и текстов.

· Документальная – запись, которой отражает документ, содержит библиографическое описание и другие данные.

· Централизованная – это БД, которая хранится в памяти ядерного компьютера, если этот компьютер является компьютером сети, то возможно распределение к компонентам сети.

· Распределительная – эта БД состоит из множества кусков в различных компьютерных сетях.

Модель — это способ выражения логического представления физических данных.

Есть 3 основных типа моделей данных:

Объекты базы данн ых в Microsoft Access

К объектам принадлежит:

· Таблица — это основной структурный элемент содержащий данные.

· Форма — это объект, отражающий все данные в нужном для пользователя виде, формы которого содержат элементы управления.

· Отчет — это наиболее удачный вариант отображения данных на экране или бумаге.

· Запрос — используют для просмотра изменения анализа данных различными способами.

· Макрос используют для элементов управления, созданных языке Visual Basic for Application (VBA).

Таблицы. Режимы создания таблиц в Microsoft Access

Есть такие режимы создания таблиц:

· Мастер создания таблиц.

· Связь с таблицами.

Как создать таблицу пошагово. Создание таблиц в режиме конструктора в Microsoft Access

Для создания таблицы в режиме конструктора, нужно открыть программу, щелкнуть по «Новая база данных». Далее ваша таблица откроется в режиме таблицы. Чтобы перейти в режим конструктора, необходимо на вкладке « Поля » изменить режим создания таблицы:

Окно режима конструктора состоит из 2 частей.

· Верхняя часть содержит:

1. Имя поля (Имя поля не может содержать . ! ‘ [ ] и не может начинаться с пробела).

· Нижняя часть содержит свойства полей.

Типы данных в Microsoft Access

· Текстовый (максимально 256 символов).

· Поле МЕМО (от англ. слова память; максимально 54 тыс. символов).

· Счетчик – вид данных, предназначенный для натуральных чисел с возможностью автоматического наращивания. Данное поле не имеет возможности для редактирования.

· Логический (0 или 1; да или нет).

· Поле объекта (фото, видео, музыка). Сам объект не отображается, а отображается только ссылка на него.

· Гиперссылка — это специальное поле для сохранения веб-адресов объектов или ссылки на внешние объекты.

· Мастер подстановок используют для создания списка обозначений, которые может принимать данное поле.

Свойства полей в Microsoft Access

· Размер поля используется для текстовых и числовых данных.

· Формат поля способ отображения данных.

· Маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные. Подпись определяет заголовок поля в удобном виде.

· Значение по умолчанию.

· Условие на значение.

· Сообщение об ошибке.

Символы для создания масок в Microsoft Access

0 – цифра, введение обязательное (+ — не допускается).

9 – цифра или пробел, введение необязательное (+ — не допускается).

# – цифра или пробел, введение необязательное, пустые знаки превращаются в пробелы (+ — допускается).

L – буква, от А до Я от А до С, введение обязательное.

? – те же буквы, введение необязательное.

A – буква или цифра, введение обязательное.

A – буква или цифра, введение необязательное.

& – любой знак или пропуск, введение обязательное.

C – любой знак или пробел, введение необязательное.

/ – десятых тысяч, дат и времени.

Понравилась статья? Поделитесь новостью и добавьте сайт в закладки 🙂

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Содержание

Условие задачи

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

Читать еще:  Qlikview section access как сделать

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

поля

Объяснение

3. В таблице Product создать расчетное поле Sum_Cost , которое определяется как произведение количества реализованного товара на стоимость товара. Формула вычисления расчетного поля Sum_Cost :

  • [Count] – значение поля Count таблицы Product ;
  • [Cost] – значение поля Cost таблицы Product .

Выполнение

1. Запустить Microsoft Access 2010 . Создать базу данных. Команда «Создать»

После запуска Microsoft Access , система автоматически предлагает создать базу данных, как показано на рисунке 1.

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

  • выбрать базу данных из доступных шаблонов. СУБД Microsoft Access предлагает большой набор образцов шаблонов баз данных, которые можно использовать и изучать. Если создается новая база данных, которая еще не содержит никаких таблиц, то нужно выбрать элемент «Новая база данных» ;
  • указать имя файла базы данных. По умолчанию предлагается имя файла Database1 которое можно изменить по собственному усмотрению;
  • указать папку (каталог), в которой будет сохраняться база данных. По умолчанию предлагается папка «C:UsersuserDocuments» .

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:UsersuserDocuments» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:UsersuserDocuments»

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

  • режим таблицы. В этом случае поля вводятся в понятном (естественном) виде таблицы слева направо. Таблица отображается в обычном виде;
  • режим конструктора. В этом случае каждому полю таблицы соответствует одна строка, которая соответствующим образом настраивается.

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

В левой части окна Microsoft Access отображено имя таблицы «Таблица1» . Это далее можно будет изменить при сохранении таблицы.
В правой части окна Microsoft Access отображено пустое поле ввода. В этом поле можно вводить названия полей таблицы. В нашем случае сюда нужно ввести пять полей ( Code , Name , Count , Cost , Sum_Cost ).

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

Как видно из рисунка 3, автоматически создается поле с именем «Код» . Это поле будет содержать уникальные числовые значения, предназначенные для избежания случайной повторяемости данных, что есть недопустимым в любой базе данных. Для нашей таблицы этому полю соответствует поле ID_Product .

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

В режиме таблицы можно добавлять и удалять поля таблицы а также вводить значения данных (записей) таблицы. Ниже приведена подробная пошаговая инструкция по формированию полей таблицы. Формируется 6 полей: ID_Product , Code , Name , Count , Cost , Sum_Cost . Поле Sum_Cost есть расчетным, оно получается как произведение полей Count и Cost .

3.1. Формирование поля ID_Product

В нашем случае полю ID_Product соответствует поле «Код» на рисунке 3. Поэтому, достаточно просто переименовать поле «Код» на поле ID_Product .

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код» ) как показано на рисунке 4

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

2. В контекстном меню выбрать команду «Переименовать поле» . После этого можно будет изменить название поля.

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter ).

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

1. Вызвать команду «Щелкните для добавления» .

2. В нисходящем меню выбрать «Число» , поскольку тип поля числовой.

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter ).

Рис. 8. Установление названия поля Code

3.3. Добавление поля Name . Добавление текстового поля
3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

  • сделать клик правой кнопкой мышки на элементе «Щелкните для добавления» (рисунок 9) и в контекстном меню выбрать команду «Текст» ;
  • в меню «Поля» выбрать кнопку «AB Текст» (рисунок 9).

Рис. 9. Microsoft Access . Способы добавления текстового поля в режиме таблицы

3.3.2. Особенности поля с именем Name . Зарезервированные слова языка SQL

По образцу п. 3.2 нужно сформировать имя поля Name . Имя Name в СУБД MS Access есть зарезервированным, поэтому оно воспринимается системой по особому. При попытке установления имени Name, система выдает предупредительное окно, как показано на рисунке 10.

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

На языке баз данных SQL имена полей или других элементов, которые совпадают с зарезервированными именами, берутся в квадратные скобки, например [Name] .

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

3.4. Добавление поля Count

Поле Count есть целочисельным и добавляется точно так же как поле Code . Подробно о добавлении поля Code описывается в п. 3.2. На рисунке 12 изображена таблица после добавления поля Count .

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

3.5. Добавление поля Cost . Добавление полей с фиксированной запятой

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

2. Вместо имени «Поле1» ввести название поля Cost . Зафиксировать имя (клавиша Enter ). В результате, окно базы данных будет иметь вид как показано на рисунке 14.

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

3. При выделенном поле Cost (1) установить формат «Фиксированный» (2), как показано на рисунке 15. Таким образом, поле Cost имеет тип данных «Денежный» и формат «Фиксированный» .

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

Читать еще:  Как сделать refresh для отдельного поля в форме access?

2. В контекстном меню выбрать последовательность команд «Вычисляемое поле» => «Денежная сумма» (рисунок 17). В результате будет выведено окно «Построитель выражений» , как показано на рисунке 18.

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

После ввода формулы нужно подтвердить команду кликом на OK . В результате окно «Построитель выражений» будет закрыто.

4. На этом шаге нужно изменить название «Поле1» на «Sum_Cost» , как показано на рисунке 20. Зафиксировать изменения (клавиша Enter ).

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Следует заметить, что невозможно ввести значение в поле ID_Product , так как это поле есть счетчиком. Эти значения формируются СУБД Microsoft Access автоматически. При добавлении новой записи значение поля ID_Product увеличивается на 1. При удалении записи, номер этого поля остается навсегда зарезервированным, уменьшение значения ID_Product на 1 не происходит.

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

5. Сохранение таблицы с данными

После ввода данных, нужно сохранить таблицу. По умолчанию таблица носит имя «Таблица1» . Чтобы вызвать окно сохранения таблицы нужно выполнить одну из двух действий:

  • выполнить команду «Сохранить» с меню «Файл» ;
  • выбрать символ ‘х’ закрытие окна таблицы (рисунок 22) а затем на запрос сохранения ответить «Да» ;
  • выбрать кнопку дискеты для сохранности таблицы как показано на рисунке 22.

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

В результате откроется окно «Сохранение» , в котором будет предложено указать имя таблицы. По умолчанию предлагается «Таблица1» . В нашем случае нужно задать имя Product как изображено на рисунке 23.

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

После подтверждения на OK таблица будет добавлена к базе данных. На рисунке 24 показан вид окна Microsoft Access с открытой таблицей Product .

Рис. 24. Окно Microsoft Access . Таблица Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

  • текстовый;
  • поле МЕМО (эксплуатируется для описаний объектов, так как разрешает вводить большое количество символов, >255);
  • числовой;
  • дата/время;
  • денежный;
  • счётчик;
  • логический (удобно применять для полей, содержащих «да» или «нет»);
  • поле объекта OLE (позволяет вставлять файлы мультимедиа: фото, видео);
  • гиперссылка;
  • вложение (используется для хранения нескольких файлов в одном поле);
  • вычисляемый (разрешает рассчитать сумму, разность, произведение на основе других данных из таблицы);
  • мастер подстановок.

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Создание первой базы данных в Microsoft Office Access 2007

В современном мире человеку приходится сталкиваться с огромными массивами однородной информации. Эту информацию необходимо упорядочить каким-либо образом, обработать однотипными методами и в результате получить сводные данные или разыскать в массе конкретную информацию. Этой цели служат базы данных. Используя Microsoft Office Access, который входит в пакет офисных приложений Microsoft Office, вы можете самостоятельно создать базу данных.

Невзирая на то, что «Нельзя объять необъятное» в этой статье сделана попытка собрать материал, который будет интересен и начинающим пользователям программы Access, и тем, кто уже знаком с предыдущими версиями данной программы.

Читать еще:  Как сделать форму поиска в access?

Для того чтобы мы говорили на одном языке, определимся с понятиями, которые будут использоваться. В реляционной теории содержится очень много различных понятий и терминов, но мы будем использовать упрощенный набор определений. Это практическое руководство к действию, а не теоретические изыскания.

Под базой данных принято понимать объективную форму представления и организации совокупности данных (статей, расчетов и так далее), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины.

В базе данных вся информация собрана в виде таблиц. Таблица для нас — это аналогия таблицы на бумаге и состоит из строк и столбцов. Каждый столбец имеет имя, не повторяющееся в этой таблице. Строки следуют в произвольном порядке, и не имеют номеров. Поиск строк производится не по номерам, а по идентификаторам (ключам). О ключах мы поговорим подробнее в соответствующем разделе.

Для поиска и обработки информации служат запросы, а готовый результат выводится в виде отчетов.

В программе Access 2007 имеется ряд наиболее распространенных шаблонов баз данных. В новой терминологии такие шаблоны названы предустановленными базами данных. Эти шаблоны вынесены на новое окно, которое появляется при запуске программы Access 2007 и называется «Приступая к работе». Мы не будем использовать указанные шаблоны, а создадим собственную базу данных. Дружественный интерфейс Access 2007 позволяет делать это, не имея специального образования по программированию.

Запуск Access 2007 для создания новой базы

Запустите Microsoft Access 2007 из меню Пуск или с помощью ярлыка. Отобразится окно «Приступая к работе с Microsoft Office Access». Разработчики программы предлагают нам готовые шаблоны из Интернета, но мы выполним работу по созданию базы самостоятельно.

Допустим, что мы решили на своем сайте открыть торговлю информационными продуктами и для учета этой торговли создаем базу «Электронный магазин». Для этого щелкните мышью на иконке «Новая база данных».

В открывшемся поле имени файла введите имя файла «Электронный магазин». При необходимости можете выбрать папку для размещения файла базы данных. В данном примере файл будет располагаться в E:my doc.

Нажмите кнопку Создать, приложение Access создаст новую базу данных и откроет ее в режиме таблицы.

В отличие от более ранних версий офисных приложений фирма Microsoft в версии 2007 изменила интерфейс. На смену меню и панелей инструментов пришли Ленты. Лента — это область в верхней части окна, в которой можно выбирать команды. Для более быстрого восприятия смысла команд каждая из них проиллюстрирована соответствующим значком.

Программа автоматически создала первый столбец будущей таблицы, назвав его «Код». Этот код мы будем позже использовать при создании связей между таблицами. Если вы щелкните мышью на поле со значком «№», то станет активным поле «Тип данных» в котором отобразится слово «Счетчик». Это означает, что программа будет автоматически нумеровать строки нашей таблицы.

В новой версии Access появилась возможность создавать таблицу, не задумываясь о формате данных, которые вы вводите в соответствующий столбец. Программа автоматически отследит вводимую информацию и предложит соответствующий тип данных и наиболее часто используемый формат представления информации. При создании таблицы это наглядно видно.

Поскольку мы создаем электронный магазин, то нам понадобиться таблица для учета наших продуктов. Для этого в первой строке второго столбца «Добавить поле» вы вписываете наименование первого информационного продукта. Допустим, это будет «Стратегия продаж в Интернете». После ввода текста в ячейку второго столбца с правой стороны появился третий столбец с наименованием «Добавить поле». Второй столбец получил по умолчанию наименование «Поле 1». Для удобства работы с таблицей переименуем этот столбец, для чего щелкните мышью на наименовании и после включения текстового курсора введите текст «Наименование продукта». Поскольку в ячейку таблицы был введен текст «Стратегия продаж в Интернете», то программа автоматически определила тип данных как «Текстовый».

Аналогично в третий столбец впишем цену продукта с точностью до четырех знаков 12,3456, а в четвертый размер файла в килобайтах — 1300 без указания единиц измерения. Переименуем соответствующие поля, назвав их «Цена» и «Размер файла». Для удобства чтения данных о размере файла установите формат отображения данных «С разделителями разрядов».

Изменить количество знаков после запятой можно, используя кнопки «Увеличить разрядность», «Уменьшить разрядность».

Сохраните таблицу, нажав кнопку «Сохранить» в верхнем левом углу окна или комбинацию клавиш (Ctrl + S) клавиатуры. В поле «Имя таблицы» укажите «Продукты».

Аналогичным образом создайте таблицу «Заказчики», используя команду «Таблица» ленты «Создание» (Рис. 01_8).

Предполагаем, что наши заказчики будут рассчитываться за покупки с использованием системы электронных платежей WebMoney. Нам потребуется указать Для учета этой информации нам потребуются поля «Индекс кошелька» с текстовым типом данных, «№ кошелька» — с числовым типом данных и «Дата регистрации» с типом данных «Дата/время» в кратком формате даты.

Для удобства ввода дат справа от ячейки с типом данных «Дата/время» располагается кнопка электронного календаря. Щелчок мышкой по выбранной дате вводит дату в ячейку. Заполнив первую строку, сохраните таблицу «Заказчики».

Для удобства ввода информации в таблицы применяются формы. В версии Access 2007 можно воспользоваться заготовками форм, соответствующие кнопки расположены на ленте «Создание». Первая заготовка используется для создания формы, в которую можно будет вводить информацию только по одной строке соответствующей таблицы за один раз.

Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом.

При большом количестве полей в таблице такая форма очень удобна для ввода данных, она не позволяет случайно пропустить ввод какого-либо поля. Недостатком является необходимость просматривать исходную таблицу, чтобы по ошибке не вводить данные, уже имеющиеся в таблице. При переходе к следующей записи программа проверит уникальность сделанных добавлений и не допустит повтора, но время на ввод уже потрачено.

Более предпочтительна форма, созданная с помощью следующей заготовки.

Как видно из комментария к команде на создание такой формы, она позволяет видеть на экране данные уже введенные в таблицу и поля для ввода. Созданная при помощи такой заготовки форма для таблицы «Продукты» выглядит следующим образом. Обратите внимание на ошибку комментария: Таблица расположена снизу, а поля формы сверху окна формы.

Промежуточным вариантом по удобству работы среди вышеописанных форм можно считать форму, созданную из третьей заготовки (Рис. 02_3).

Она позволяет видеть на экране сразу несколько записей в форме, но это не приемлемо для таблиц с очень большим количеством полей, т.к. это снижает удобство ввода информации в мелкие по размерам поля.

Используя команду «Разделенная форма» ленты «Создать» создаем форму для таблицы «Продукты» и «Заказчики».

После создания формы продукты дополните данные о предлагаемых продуктах следующей информацией:

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector