Как сделать базу данных в access 2003 пошагово?

Базы данных Access 2003

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.2. Система управления базами данных Mіcrosoft Access 2003 и ее основные возможности

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

  1. Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.
  2. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.
  3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.
  4. Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Пользовательский интерфейс MS Access 2003

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.

Читать еще:  Как сделать пользователей в access?

Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.

Главное окно приложения Microsoft Access

Главное окно состоит из следующих областей:

  • строка заголовка;
  • строка меню;
  • панель инструментов;
  • окно базы данных;
  • строка состояния.

В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

Окно базы данных имеет:

  • строку заголовка;
  • панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица;
  • панель «Объекты»: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули;
  • область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.).

Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

Рассмотри более подробнее окно БД.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

  • открыть – открытие выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;
  • конструктор — открытие выделенного объекта в режиме конструктора;
  • создать – создание объекта базы данных;
  • удалить – Удаление выделенного объекта;
  • крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.
  1. Таблица – двумерные таблицы, которые используется для хранения данных в реляционных базах данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).
  2. Запрос — средство для отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно выбрать из базы данных только необходимую информацию.
  3. Форма – средство, которое позволяет упростить процесс ввода или изменения данных в таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.
  4. Отчет — средство, которое позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.
  5. Страницы — страницы доступа к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся в базах данных Microsoft Access или БД MS SQL Server.
  6. Макрос — набор макрокоманд, создаваемый пользователем для автоматизации выполнения конкретных операций.
  7. Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.
Читать еще:  Как сделать базу данных microsoft access?

Область со списком возможных режимов создания объектов.

В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку «Открыть» или «Конструктор».

Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Как сделать базу данных в access 2003 пошагово?

Создание простейшей, но полнофункциональной базы в MS Access 2003

Создание баз данных с помощью приложения MS Access 2003 — задача довольно распространенная по причине включения самого приложения в пакет MS Office, но когда начинаеш читать учебники и руководства по MS Access 2003, то становится малость не посебе от обилия возможных вариантов создания баз данных, с помощью этого приложения. Данная инструкция по созданию базы данных, была написана автором чисто для себя (во время изучения MS Access), в качестве подручного материала по созданию базы данных и использует только какой то один вариант в каждом конкретном случае, не углубляясь в теорию

Создание базы данных начинается с ее планирования, а потом уже создаются остальные части задуманного, согласно разработанного плана действий.

План базы данных My_own_base

    Адрес — таблица адресов мест хранения

поля — КодАдреса(Счетчик), Адрес, Примечание.

Помещение — таблица с перечнем помещений для хранения

поля — КодПомещения(Счетчик), помещение, примечание.

Шкаф — таблица с перечнем шкафов (ящиков)в помещениях

поля — КодШкафа(счетчик), шкаф, примечание.

Полка — таблица с перечнем полок (секций) в шкафу.

поля — КодПолки (счетчик), полка, примечание.

Папка — таблица с перечнем папок для хранения документов

поля — КодПапки (счетчик), папка, примечание.

Документ — таблица содержащая список документов ( с разбивкой — по вышеприведенным признакам)

поля — КодДокумента (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, папка, документ, дата открытия, дата закрытия, аннотация,актуальность (текущая), примечание.

Книга — таблица содержащая список книг (с разбивкой — по вышеприведенным признакам)

поля — КодКниги (счетчик), адрес, помещение, шкаф, полка, книга, автор, название книги, год издания,номер издания, место издания, формат издания (повесть, роман и т.д.), аннотация, примечание.

Создание базы и ее компонентов

Создаем таблицы с соответствующими полями (7шт)с использованием нескольких кнопок

Таблицы, Создание таблиц в режиме конструктора,Конструктор, Открыть.

* поля счетчиков — обязательно ключевые и их заполнение идет автоматически,следует заметить что в MS Access обнуление счетчиков (при необходимости), вопрос решаемый, но достаточно хлопотный.

Читать еще:  Как сделать условия отбора в access?

Продолжаем создание таблиц.

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон (последовательность).
И тогда конечный вид для таблицы Документ, будет иметь вид

а для таблицы Книги

Продолжаем создание таблиц, используя этот шаблон(последовательность).И тогда конечный вид для таблицы Книги, будет иметь вид

и здесь продолжаем˜

Здесь из выпадающих списков выбираем соответствующие поля и нажимаем Далее

Здесь просто нажимаем Далее

Здесь нажимаем Готово

Окончание создания таблиц.

Выполняем перечисленные для Подстановки процедуры с полями Помещение, Шкаф, Полка в таблице Книги и с полями Адрес, Помещение, Шкаф, Полка, Папка в таблице Документы Для поля Актуальность в таблице Документы создадим отдельную таблицу.
* При этом тип данных в этих полях автоматически поменяется с текстовый на числовой.
Просмотрим схему данных базы, после выполненных процедур.

Если сейчас открыть вкладку Подстановка в таблице Книги, то там можно увидеть такую картину“

Т.е. таблицы входящие в базу связаны между собой, база работоспособна и ее таблицы можно наполнять данными.

Формы в базе MS Access

Но MS Access обладает еще целым рядом расширенных функций для облегчения работы пользователя и их подключением мы сейчас и займемся.
Создадим формы для чтения и заполнения таблиц данными.

Вот такая форма у нас получилась.

Повторяем создание форм для всех таблиц используя приведенный шаблон.

Запросы к базе MS Access

Создаем запросы на выборку данных из базы

Выбираем нужные для формирования запроса поля и нажимаем Далее

Вот такой бланк запроса у нас получился

Повторяем создание запросов для таблицы Книги, для других таблиц есть смысл создавать запросы тогда когда в них будет количество полей более 25 (это только мое мнение — можно в принципе создавать поиск и в таблице с 2-3 полями).И вот такая форма запроса для таблицы Книги.

Поля формы (ширину колонок)можно изменить простым перетаскиванием границ при нажатой правой кнопке мыши

Отчеты в базах MS Access

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Так же сформируем отчеты для нашей базы данных

Ну вот и все — простейшая база создана и ею можно пользоваться. То что база простейшая отнюдь не означает, что она не может работать полнофункционально, все функции в наличии. Усложнения возможны за счет формирования более сложных отчетов, создания сложных запросов, более красивого оформления форм, добавления в таблицы, каких то не достающих полей. По большому счету можно модифицировать и эту базу под свои нужды и вкусы, а можно и создать новую базу, взяв за основу эту базу.
Удачи в творчестве.

Приложение.
1. Электронная книга в HTML формате
2. Электронная книга в EXE формате
3. Электронная книга в PDF формате
4. Электронная книга в PDF формате

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector