Как сделать фильтры в access?

How to dou

Как ПРАВИЛЬНО применить сортировку и фильтр в БД Microsoft Access

Иногда вам нужно увидеть группу записей, которая имеет общее значение в одном поле в Access. Возможно, все они перечисляют конкретный город, определенную должность, или все продукты, которые имеют одинаковую стоимость. Всегда желая помочь, Access включает в себя специальный инструмент для этой цели: команду Filter.

Фильтр использует ваши критерии и отображает все соответствующие записи, создавая мини-таблицу только записей, соответствующих вашим требованиям. Это похоже на мгновенный запрос без всякой работы и планирования. Конечно, это не так гибко или мощно, как запрос, но это все, что вам нужно, когда вы ищете довольно простой ответ.

Инструмент «Фильтр» появляется в разделе «Сортировка и фильтр» на вкладке «Главная» ленты, и для простого фильтра есть следующие варианты:

Расширенный фильтр по Форма

Расширенный фильтр / Сортировка

Каждый тип фильтра выполняет одну и ту же базовую функцию, но несколько иначе. Расширенная опция фильтра / сортировки, найденная нажатием кнопки «Дополнительно», открывает окно, в котором на самом деле создается запрос: выбор таблиц и полей для фильтрации, настройка критериев для использования фильтра при поиске конкретных записей.

Фильтры работают в таблицах, формах и запросах. Хотя вы можете применить фильтр к отчету, фильтрация отчетов может быть сложной задачей. Конечно, то, что вы читаете здесь, может быть применено к этому процессу, если вы хотите попробовать его самостоятельно. И то, чему вы научитесь применять к таблице, также может применяться, когда вы работаете с запросами и формами.

Фильтрация по содержимому поля

Основная команда Фильтр позволяет фильтровать ваши записи, поэтому вы просматриваете только записи, соответствующие определенным критериям. Предположим, например, что вы хотите видеть все записи для людей, живущих в определенном городе. Вот как это сделать:

В интересующей вас таблице щелкните маленький треугольник по имени поля для поля, которое вы хотите фильтровать (в данном случае — City).

Доступ отображает всплывающее меню.

Не щелкните правой кнопкой мыши заголовок в верхней части столбца (где он говорит Город). Щелчок правой кнопкой мыши показывает другое всплывающее меню, заполненное замечательными вещами, которые вы можете сделать в этом столбце таблицы.

Фильтрация одного поля на основе записей этого поля.

Если вы хотите опустить некоторые записи из вашего фильтра, удалите их флажки во всплывающем меню.

Удалить отметки из отдельных записей.

Снимите флажок «Выбрать все», чтобы снять отметку со всех элементов.

Снимите все флажки, чтобы вы могли легко проверить только те записи, чьи записи соответствия вы хотите увидеть.Когда все записи отмечены, вы увидите все записи.

Поместите флажки рядом с теми записями, которые вы хотите использовать при построении фильтра для поля.

Доступ просматривает выбранное поле и отображает только те записи, которые соответствуют вашим критериям фильтра.

Отображаются все записи, соответствующие установленным критериям (в силу отмеченных элементов). Это может быть несколько записей, множество записей или только один.

Чтобы вернуться назад и просмотреть все оригинальные (нефильтрованные) записи, вы можете выбрать

Нажмите кнопку Toggle Filter в разделе Sort & Filter на ленте, чтобы удалить последний использованный фильтр.

Еще раз щелкните крошечный треугольник имени поля и выберите «Очистить фильтр» «Имя поля».

Если вы не помните, какие поля были отфильтрованы, вы можете указать их маленьким символом воронки, который появляется рядом с именем поля в представлении Datasheet.

Вся таблица, полная записей, возвращается к просмотру.

Фильтр по выбору

Команда выбора — самая простая из используемых команд Сортировка и Фильтр. Предполагается, что вы нашли одну запись, соответствующую вашим критериям. Использование фильтра «Выбор» очень похоже на захват кого-то в толпе и крик: «Ладно, все, кто похож на этого парня, выстроились там. «

Например, представьте, что вы хотите найти всех добровольцев, которые живут в Ландисвилле. Вы можете использовать фильтр выбора следующим образом:

Щелкните поле, в котором есть информация, которую вы хотите сопоставить.

В этом случае это поле «Город».

Прокрутите список до тех пор, пока не найдете полевую запись, которая будет служить подходящим примером для вашего фильтра.

Нажмите, чтобы выбрать значение, которое вы ищете, щелкните правой кнопкой мыши ячейку, содержащую выделение, и выберите «Равно» Независимо от . (В этом случае это будет Equals Landisville.) Вы также можете выбрать ячейку, а затем нажать кнопку «Выбор» на вкладке «Главная» (в разделе «Сортировка и фильтр») для доступа к тому же списку вариантов.

Доступ немедленно отображает таблицу, содержащую только записи, соответствующие вашему выбору.

Доступ показывает только те записи, которые соответствуют критерию Filter by Selection.

Нажмите кнопку Toggle Filter на панели инструментов после того, как вы закончите использовать фильтр.

Ваша таблица или форма вернется к ее регулярному отображению.

На этом этапе игры вы можете сохранить список всего, что соответствует вашему фильтру. К сожалению, простота и простота использования фильтра теперь возвращаются, чтобы преследовать вас. Чтобы навсегда записать отфильтрованный поиск, вам нужно создать запрос.

Вы также можете использовать меню «Фильтр», в котором отображаются параметры сортировки и список значений полей. Когда вы выведете всплывающее меню, откройте «Выбрать все» и затем проверьте значение, которое вы хотите найти. Затем выберите «Текстовые фильтры» из того же всплывающего меню. Тот же список опций (Equals, Not Equal, Begins With и т. Д.) Появляется как выпадающее меню, и вы можете сделать свой выбор там.

Читать еще:  Как сделать сумму в access?

Фильтр по форме

Вы можете затянуть поиск, используя дополнительные фильтры, чтобы отсеять нежелательные совпадения, но это требует больших усилий.Для более простого способа изолировать группу записей в соответствии со значениями в более чем одном поле, попробуйте «Фильтровать по форме».

Фильтр по форме использует более одного критерия для просеивания записей. В некотором смысле это похоже на простой запрос. Он настолько похож на запрос, что вы даже можете сохранить критерии Filter by Form как полноценный запрос!

Предположим, например, что вам нужен список всех сотрудников вашей компании, которые работают в определенном отделе и имеют определенный заголовок. Вы можете выполнять два фильтра выбора (в полях «Департамент» и «Название должности», используя базу данных сотрудников в качестве примера) и записывать результаты каждого из них, чтобы получить свой список, или вы можете сделать только один поиск с помощью фильтра по форме и просмотреть все записи, соответствующие вашим критериям (на основе их записей в нескольких таблицах) за один шаг.

Чтобы использовать «Фильтр по форме», выполните следующие действия:

На вкладке «Главная» ленты нажмите кнопку «Дополнительно» в разделе «Сортировка и фильтрация».

Выберите «Фильтровать по форме» в меню.

Таблица заменяется на одну строку ячеек, по одной под каждым заголовком поля в вашей таблице.

Нажмите в пустой ячейке под именем поля для первого столбца, который вы хотите фильтровать.

Используйте полосы прокрутки, чтобы вывести столбец на экран, если он выключен вправо и не отображается.

Стрелка вниз переходит к столбцу, который вы нажимаете.

Обычно Access показывает кнопку со стрелкой вниз рядом с первым полем в таблице.

Если вы ранее использовали команду «Фильтр» с таблицей, Access помещает кнопку со стрелкой вниз в последнее поле, которое вы отфильтровали.

Фильтр по форме предлагает сетку и выпадающие списки для установки критериев для каждого поля.

Нажмите стрелку вниз, чтобы увидеть список значений, которые содержит поле.

В раскрывающемся списке отображаются все уникальные значения в поле.

В списке значений щелкните значение, которое вы хотите использовать в этом фильтре.

Например, если вы выберете Landisville из раскрывающегося списка в поле City, «Landisville» переместится в столбец City. Доступ автоматически добавляет цитаты — еще одна деталь, которую вы должны помнить!

Чтобы добавить еще один параметр фильтра для выбранного поля, щелкните вкладку «Или» в левом нижнем углу таблицы.

Появится новое окно «Фильтр по форме», позволяющее добавить альтернативное условие поиска. Access также предлагает вкладку Or в левом нижнем углу дисплея.

Команда Filter by Form любит отвечать на простые вопросы, такие как «Покажите мне всех добровольцев, которые живут в Ланкастере». «Он также предоставляет ответы на более сложные вопросы типа« Покажите мне все записи, содержащие Th в поле AvailableDays и у которых есть Landisville в поле City », и он легко выполняет обе задачи.

Задавая более сложный вопрос (например, «Покажите мне всех добровольцев в Ланкастере, которые любят фандрайзинг»), требуется запрос.

Нажмите вкладку Или, чтобы дополнительно определить критерии.

Для каждого дополнительного поля, которое вы хотите отфильтровать, нажмите вкладку «Or» и повторите шаги с 3 по 6.

В этом примере вторым фильтруемым полем является VolunteerInfo, а Фандрайзинг был введен в полевое поле.

Когда вы закончите ввод всех критериев для фильтра, нажмите кнопку Toggle Filter.

Доступ находит всех добровольцев, которые любят сбор средств на основе фильтрации двух полей таблицы.

Заключительная мысль о фильтре по форме:

Хотя вы можете получить фантазию, добавив или ищет контент вашего сердца, отслеживание вашего творчества становится очень трудным в кратчайшие сроки. Прежде чем зайти слишком далеко , напомните себе, что запросы работают лучше, чем фильтры, когда вопросы становятся сложными.

Когда вы закончите играть в свой фильтр, нажмите кнопку Toggle Filter. В этот момент ваша таблица вернется к нормальной (или, по крайней мере, так же нормально, как и таблицы данных).

Unfiltering в форме

Что вы будете делать, когда вводите критерии по ошибке? Или когда вы решите, что вы действительно не хотите включать Ланкастер в свой фильтр сразу после нажатия Lancaster? Нет проблем — команда Clear Grid приходит на помощь!

Когда вы нажимаете команду «Очистить сетку» (находится в расширенном меню «Сортировка и фильтр»), «Доступ» очищает все записи в сетке «Фильтр по форме» и дает вам приятное, чистое место, чтобы начать заново.

Фильтр, исключая выбор

Фильтр выбора также может использоваться для исключения определенных записей. Это отлично подходит для времен, когда вы хотите кратко скрыть кучу записей, в которых все имеют уникальный атрибут (конкретное состояние, город или почтовый индекс).

Вот как сделать фильтр выбора исключать для вас записи:

Прокрутите таблицу до тех пор, пока не найдете значение, которое вы хотите исключить.

Щелкните правой кнопкой мыши поле, содержащее это значение, и выберите «Не равно» ______ (где пустое представляет значение, которое вы нажали правой кнопкой) в появившемся меню.

Читать еще:  Как сделать запросы в access 2007?

Те записи, которые соответствуют выбранному вами значению, убираются с пути, поэтому вы можете сосредоточиться на записях, которые вас действительно интересуют.

Одним щелчком мыши Access скрывает всех добровольцев, чье значение поля «Состояние» является «Предполагаемым».

Вы также можете нажать кнопку «Выбор» (в разделе «Сортировка и фильтра» на вкладке «Главная») и выбрать «Не равно» из меню. Вы также заметите, что команды «Содержит и не содержат». Они удобны для отбраковки записей, которые имеют что-то общее, например, определенное слово или число внутри них. Вы также можете комбинировать фильтры, за исключением не только (например) добровольцев, которые являются перспективными, но и потенциальных волонтеров, которые живут в определенном городе или штате.

Сортировка и фильтрация записей в Access

Access 2010 дает вам возможность работать с огромным количеством данных, а это значит, что вам может быть сложно узнать что-либо о вашей базе данных, просто взглянув на нее. Сортировка и фильтрация — это два инструмента, которые позволяют настроить, как вы организуете и просматриваете свои данные, что делает его более удобным для работы.

Из этой статьи вы узнаете, как сортировать и фильтровать записи.

О сортировке и фильтрации

По сути, сортировка и фильтрация — это инструменты, которые позволяют организовать ваши данные. Когда вы сортируете данные, вы приводите их в порядок . Фильтрация данных позволяет скрыть неважные данные и сосредоточиться только на данных, которые вас интересуют.

Сортировка записей

Когда вы сортируете записи, вы вводите их в логический порядок , с похожими данными, сгруппированными вместе . В результате сортированные данные часто проще читать и понимать, чем несортированные данные. По умолчанию Access сортирует записи по их идентификационным номерам . Однако есть много других способов записи записей. Например, информация в базе данных, принадлежащей пекарне, может быть отсортирована несколькими способами:

  • Заказы можно сортировать по дате заказа или по фамилии клиентов, разместивших заказы.
  • Клиенты могут сортироваться по имени или по городу или почтовому индексу, где клиенты живут.
  • Продукты можно сортировать по названию, категории (пироги, пирожные, кексы и т.д.) или цене.

Вы можете сортировать как текст, так и цифры двумя способами: в порядке возрастания и убывания . Восходящий означает идти вверх , так что при сортировке по возрастанию устроят цифры от наименьшего до наибольшего и текста от А до Z . По убыванию означает спуск или наибольшее значение для чисел и от Z до A для текста. Сортировка идентификационного номера по умолчанию, отображаемая в ваших таблицах, является восходящей сортировкой, поэтому сначала отображаются наименьшие идентификационные номера.

В нашем примере мы будем выполнять сортировку по таблице. Однако вы можете сортировать записи в любом объекте Access. Процедура в основном такая же.

Для сортировки записей:

  1. Выберите поле в ячейке, которую вы хотите сортировать. В этом примере мы сортируем по фамилиям клиентов.
  2. Перейдите на вкладку « Главная » на ленте и найдите группу « Сортировка и фильтр ».
  3. Отсоедините поле, выбрав команду « Восходящий» или « Убывание» .
    • Выберите «Восходящий» для сортировки текста от A до Z или для сортировки чисел от наименьшего до самого большого. Мы выберем это в нашем примере, потому что мы хотим, чтобы последние имена были в порядке A-to-Z.
    • Выберите «Спуск», чтобы отсортировать текст от Z до A или отсортировать номера от самых больших до самых маленьких.
  4. Теперь таблица будет отсортирована по выбранному полю.
  5. Чтобы сохранить новый вид, нажмите кнопку « Сохранить» на панели быстрого доступа.

После сохранения сортировки записи будут отсортированы таким образом, пока вы не выполните другой сортировку или не удалите текущий. Чтобы удалить сортировку, просто нажмите команду «Удалить сортировку».

Фильтрация записей

Фильтры позволяют просматривать только те данные, которые вы хотите просмотреть . Когда вы создаете фильтр, вы устанавливаете критерии для данных, которые хотите отобразить. Затем фильтр выполняет поиск всех записей в таблице, находит те, которые соответствуют вашим критериям поиска, и временно скрывает те, которые этого не делают.

Фильтры полезны, потому что они позволяют сосредоточиться на конкретных записях, не отвлекаясь на данные, которые вам неинтересны. Например, если у вас есть база данных, включающая информацию о клиенте и заказе, вы можете создать фильтр для отображения только клиентов, живущих в определенном городе или только в заказах, содержащих определенный продукт. Просмотр этих данных с помощью фильтра будет гораздо удобнее, чем поиск его в большой таблице.

В наших примерах и пояснениях мы будем применять фильтры к таблицам. Однако вы можете применять фильтры к любому объекту Access. Процедура в основном такая же.

Чтобы создать простой фильтр:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы будем фильтровать по городу, потому что мы хотим увидеть список клиентов, которые живут в определенном городе.
  2. Появится раскрывающееся меню с контрольным списком. В отфильтрованные результаты будут включены только проверенные элементы. Используйте следующие параметры, чтобы определить, какие элементы будут включены в ваш фильтр:
    • Выберите и снимите флажки по одному, установив флажки. Здесь мы отменим выбор всех параметров, кроме Cary .
    • Нажмите «Выбрать все», чтобы включить каждый элемент в фильтр. При нажатии кнопки «Выбрать все» второй раз снимите все элементы.
    • Нажмите «Пусто», чтобы настроить фильтр для поиска только записей без данных в выбранном поле.
  3. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен. В таблице наших клиентов теперь отображаются только клиенты, которые живут в Кэри.
Читать еще:  Как сделать выпадающий список в access 2007?

Переключение фильтра позволяет включать и выключать его. Чтобы просмотреть записи без фильтра, просто нажмите кнопку Toggle Filter . Чтобы восстановить фильтр, щелкните его еще раз.

Создание фильтра из выделения

Фильтрация по выбору позволяет выбрать конкретные данные из таблицы и найти данные , которые похожи или непохожи на него. Например, если вы работаете с базой данных в пекарне и хотите найти все продукты, чьи имена содержат слово шоколад , вы можете выбрать это слово в одном имени продукта и создать фильтр с этим выбором. Создание фильтра с выбором может быть более удобным, чем создание простого фильтра, если поле, в котором вы работаете, содержит много элементов.

Чтобы создать фильтр из выделения:

  1. Выберите ячейку или данные, с которыми вы хотите создать фильтр. Мы хотим увидеть список всех продуктов, содержащих слово « шоколад» в их именах, поэтому в поле «Название продукта» мы выберем слово «шоколад».
  2. Выберите вкладку « Главная » на ленте и найдите группу «Сортировка и фильтр».
  3. Нажмите стрелку раскрывающегося списка «Выбор».
  4. Выберите тип фильтра, который вы хотите настроить:
    • Содержит только записи с ячейками, которые содержат выбранные данные. Мы выберем это, потому что хотим видеть записи, содержащие слово « шоколад» в любом месте названия.
    • Не содержит все записи, кроме тех, которые содержат ячейки, содержащие выбранные данные.
    • Ends With включает только записи, данные которых для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
    • Не заканчивается. Включает все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля заканчиваются поисковым термином.
  5. Фильтр будет применен. В нашей таблице теперь отображаются только продукты со словом шоколад в их именах.

Создание фильтра из поискового запроса

Вы также можете создать фильтр, введя поисковый запрос и указав способ соответствия данных данным терминам. Создание фильтра из поискового термина аналогично созданию фильтра из выделения.

Фильтрация текста по поисковому запросу

При фильтрации текста, введя слово для поиска, вы можете использовать некоторые из тех же параметров , которые вы используете при фильтрации с помощью выбора, как Содержит , Не содержит , Ends С , и не заканчивается . Вы также можете выбрать один из следующих вариантов:

  • Равные значения , которые включают только записи с данными, которые идентичны выбранным данным
  • Не равен , что включает все записи, кроме данных, которые идентичны выбору
  • Начинается с , который включает только записи, данные которых для выбранного поля начинаются с поискового запроса
  • Не начинается с , включая все записи, кроме тех, чьи данные для выбранного поля начинаются с поискового запроса

Чтобы фильтровать текст по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице заказов, чтобы отображать только те, которые содержат заметки с определенной информацией, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Примечания» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Text Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр должен соответствовать введенному вами термину. В этом примере мы хотим просмотреть только записи, чьи заметки указывают, что заказ был размещен для стороны. Мы выберем Contains, чтобы мы могли искать записи, содержащие слово party.
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите слово, которое вы хотите использовать в своем фильтре.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Фильтрация чисел с поисковым термином

Процесс фильтрации номеров с поисковым термином аналогичен процессу фильтрации текста. Однако при работе с числами доступны различные параметры фильтрации. В дополнение к Равно и не равно , вы можете выбрать:

  • Больше, чем включать только записи с числами в этом поле, которые больше или равны числу, которое вы вводите
  • Меньше, чем включать только записи с номерами в этом поле, которые меньше или равно числу, которое вы вводите
  • Между включениями записей с цифрами, которые попадают в определенный диапазон

Чтобы фильтровать числа по поисковому запросу:

  1. Нажмите стрелку раскрывающегося списка рядом с полем, в которое вы хотите отфильтровать. Мы хотим отфильтровать записи в нашей таблице пунктов меню по цене, поэтому мы нажмем стрелку в поле « Цена» .
  2. В раскрывающемся меню наведите указатель мыши на слова Number Filters . В появившемся списке выберите способ, которым фильтр будет соответствовать вашему поисковому запросу. В этом примере мы хотим создать фильтр, который покажет нам только недорогие предметы. Мы хотим видеть предметы под определенной ценой, поэтому мы выберем Less Than .
  3. Появится диалоговое окно «Пользовательский фильтр». Введите число или цифры, которые вы хотите использовать в своем фильтре. Мы напечатаем 5, чтобы фильтр показывал нам только пункты меню, стоимость которых не превышает 5 долларов.
  4. Нажмите «ОК» . Фильтр будет применен.

Конкретные типы чисел могут включать в себя другие параметры фильтрации. Например, даты, хранящиеся в числовой форме (mm / dd / yy-eg, 12/01/2010), включают опции для фильтрации по периодам времени.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector