Как сделать запрос на обновление в access 2007?

Создание запросов на обновление таблиц

Запросы на обновление используются главным образом для того, чтобы внести изменения сразу в большое количество записей с помощью одного запроса. Классическим примером такого запроса является изменение цены в таблице «Товары» (Products) на некоторый постоянный коэффициент, например можно увеличить цену одной из категорий товара на 20%. Чтобы создать такой запрос:

  1. Раскройте список таблиц, щелкнув мышью по ярлыку Таблицы (Tables) окна базы данных.
  2. Выделите таблицу «Товары» (Products). Щелкните левой кнопкой мыши по стрелке на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов и выберите из списка значение Запрос (Query). Появится окно Конструктора запросов с таблицей «Товары» в верхней части. Перенесите в бланк запроса поля «Цена» и «КодТипа».
  3. Введите условие отбора записей: например, в столбец «КодТипа» введите значение 1.
  4. Выполните запрос, чтобы убедиться, что отбираются все записи, содержащие напитки.
  5. Теперь изменим запрос, превратив его в запрос на обновление. Для этого выполните команду меню Запрос, Обновление (Query, Update). Изменяется заголовок запроса и появляется дополнительная строка Обновление (Update To). При этом исчезают строки Сортировка (Sort) и Вывод на экран (Show) (рис. 8.8).
  6. Теперь нужно в строку Обновление (Update To) ввести выражение, по которому будет вычисляться новая цена: [Цена]* 0, 2. В других случаях можно вводить константу, например, если нужно поменять дату во многих записях на текущую.
  7. Теперь можно выполнить запрос. Для этого нажмите кнопку Запуск (Run) на панели инструментов. Так же, как и при добавлении записей в таблицу, Access выдаёт сообщение о количестве обновляемых записей и запрашивает подтверждение на обновление. Вы можете подтвердить обновление записей или отвергнуть.

Рис. 8.8. Запрос на обновление записей

Прежде чем выполнять запрос на обновление, щелкните левой кнопкой мыши по стрелке на кнопке Вид (View) и выберите Режим таблицы (Datasheet View). Вы увидите все записи, которые будут обновлены, хотя данные в обновляемых полях будут еще старые. И только убедившись, что отобраны нужные записи, можно выполнять запрос.

В приведенном примере изменялись значения в поле, которое не является первичным ключом в таблице «Товары» (Products). Особый случай возникает, когда требуется обновить значение первичного ключа в таблице. Если эта таблица связана отношением «один-ко-многим» с другими таблицами, то при изменении первичного ключа записи должны одновременно измениться значения внешних ключей во всех связанных записях подчиненных таблиц. Access обеспечивает выполнение такого изменения автоматически, т. к. поддерживает каскадное обновление записей. При определении связи между таблицами можно установить флажок каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields).

Если такой флажок установлен, то при изменении значения первичного ключа в главной таблице Access автоматически выполняет специальный запрос, с помощью которого обновляются внешние ключи всех связанных записей в подчиненной таблице.

Убедиться в том, как работает такой запрос, можно на примере таблиц «Сотрудники» (Employees) и «Заказы» (Orders). Для этого нам придется сначала сделать копии этих таблиц и установить связь между ними:

  1. Раскройте список таблиц в окне базы данных и выделите таблицу «Сотрудники».
  2. Скопируйте таблицу в буфер обмена, нажав комбинацию клавиш + .
  3. Вставьте таблицу из буфера обмена, нажав комбинацию клавиш + . Появится диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As).
  4. В поле Имя таблицы (Table Name) введите строку: Сотрудники (копия). Оставьте предлагаемое по умолчанию значение переключателя в группе Параметры вставки (Paste Options). Нажмите кнопку ОК или клавишу . В списке появится новая таблица.
  5. Выполните шаги 1—4 для таблицы «Заказы», создав таблицу «Заказы (копия)».
  6. Для выполнения примера нам придется немного изменить таблицу «Заказы (копия)». Поле «КодСотрудника» в таблице «Заказы» является полем подстановки, т. е. хотя в этом поле содержатся коды сотрудников, при отображении таблицы в этом поле показываются фамилия и имя сотрудника. Мы можем временно удалить поле подстановки, чтобы видеть результаты каскадного обновления данного поля. Для этого достаточно открыть таблицу «Заказы (копия)» в режиме Конструктора, выделить строку «КодСотрудника», раскрыть в панели Свойства поля (Field Properties) вкладку Подстановка (Lookup) и установить значение свойства Тип источника строк (Row Source Type) равным Поле (Text box). Сохраните изменение.
  7. Еще одно изменение потребуется ввести в таблицу «Сотрудники (копия)». Поле «КодСотрудника» в ней имеет тип Счетчик (AutoNumber), поэтому Access не позволит изменить значение в этом поле. Откройте эту таблицу в режиме Конструктора и замените тип данных для поля «КодСотрудника» на Числовой (Number).
  8. Теперь нужно установить связи между новыми таблицами. Нажмите кнопку Схема данных (Relationships) на панели инструментов для вывода окна Схема данных (Relationships).
  9. Нажмите кнопку Очистить макет (Clear Layout), чтобы очистить окно схемы данных. Подтвердите свое намерение в окне сообщения, нажав кнопку Да (Yes).
  10. Добавьте таблицы «Сотрудники (копия)» и «Заказы (копия)» с помощью диалогового окна Добавление таблицы (Show Table). Для этого нажмите соответствующую кнопку на панели инструментов.
  11. Чтобы установить связь «один-ко-многим» между таблицами, перетащите поле «КодСотрудника» таблицы «Сотрудники (копия)» в соответствующее поле таблицы «Заказы (копия)». Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationship).
  12. В этом окне необходимо установить флажки Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) и каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) (рис. 8.9). Нажмите кнопку ОК.
  13. Закройте окно Схема данных (Relationships).

Рис. 8.9. Диалоговое окно Изменение связей

Для выполнения каскадного обновления:

  1. Откройте таблицы «Сотрудники (копия)» и «Заказы (копия)» и разместите их на экране так, чтобы были видны обе таблицы (рис 8.10).
  2. Отсортируйте таблицу «Заказы (копия)» по столбцу «Сотрудник». Для этого выделите данный столбец, щелкнув левой кнопкой мыши по его заголовку, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) на панели инструментов.
  3. Измените значение в столбце «Код сотрудника» первой записи таблицы «Сотрудники (копия)», введя число 10, и нажмите клавишу , чтобы перейти к следующей записи. Изменение кода сразу же будет отображено в столбце «Сотрудник» таблицы «Заказы (копия)».

Рис. 8.10. Каскадное обновление записей

Создание запросов в базе данных Access 2007

Учебная дисциплина
Информатика и компьютерная техника
Модуль 2. Офисные прикладные программы Microsoft Office 2007

2.4. Microsoft Access 2007

2.4.5. Создание запросов и поиск информации в базе данных

В СУБД Access 2007 можно создавать queries для отображения требуемых полей из записей одной или нескольких таблиц.

В СУБД Access 2007 применяются различные типы запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный query, выполнение вычислений, создание таблиц. Наиболее распространенным является query на выборку. Применяются два типа запросов: query по образцу (QBE) и query на основе структурированного языка запросов (SQL).

Запросы на выборку используются для отбора требуемой пользователю информации, содержащейся в нескольких таблицах. Они создаются только для связанных таблиц. Queries могут основываться как на нескольких таблицах, так и существующих запросах. СУБД Access 2007 включает такие средства создания запросов, как Мастер и Конструктор.

Кроме того, в СУБД Access 2007 существует множество средств для поиска и отображения информации, которая хранится в базе данных. Данные в таблицах можно отсортировать на основе любого поля или комбинации полей. Для извлечения из базы данных необходимых записей можно отфильтровать таблицу, применив средства фильтрации.

На скриншоте (рисунок 1) средства сортировки и фильтрации выделены скругленным прямоугольником красного цвета.

Рассмотрим создание запроса на выборку с помощью Конструктора

Для создания нового пустого запроса в режиме конструктора надо щелкнуть на пиктограмме Конструктор запросов (рисунок 2).

Откроется активное окно диалога Добавление таблицы (рисунок 3) на фоне неактивного окна «Запрос1». В этом окне можно выбрать таблицы и queries для создания новых запросов.

В окне Добавление таблицы следует выбрать несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, а окно «Запрос1» станет активным (рисунок 4).

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список связанных таблиц. В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE, в котором каждая строка выполняет определенную функцию.

Читать еще:  Как сделать запрос из двух таблиц в access?

Переместим имена полей с таблиц-источников в Бланк. Из таблицы Группы студентов переместим поле Название в первое поле Бланка, из таблицы Студенты переместим поле Фамилии во второе поле, а из таблицы Успеваемость переместим поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины переместим поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

При необходимости можно задать принцип сортировки (по возрастанию или по убыванию) результатов запроса. В строке «Вывод на экран» автоматически устанавливается флажок просмотра информации.

Условия ограниченного поиска или критерий поиска информации вводится в строке «Условия» отбора и строке «Или». Например, введем критерий поиска — «5/A» в строке «Условия» для поля Оценка. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будут отображаться все фамилии студентов, которые получили оценку 5/A (рисунок. 5).

Далее надо закрыть окно запроса Запрос1, появится окно диалога Сохранить, ответить — Да и ввести имя запроса, например «Успеваемость студентов». Для запуска запроса дважды щелкнем на query «Успеваемость студентов», откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 6).

Далее создаем параметрический query или query с параметрами. Создаем этот query также как и предыдущий, в режиме конструктора, но только в строке Условия отбора для поля Фамилия введем условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]. В этом случае в результате выполнения запроса на экране будет отображаться фамилия студента и все дисциплины, по которым он получил оценку.

Закрыть окно запроса на выборку. На вопрос о сохранении изменения ответить — Да и ввести имя запроса, например «Параметрический query». Запустим Параметрический query, дважды щелкнув на нем. В открывшемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить (рис. 8).

Затем надо щелкнуть на кнопке ОК, откроется таблица с результатами выполненного запроса (рис. 8).

В некоторых случаях для создания запросов можно использовать Мастер запросов. После создания запросов на выборку информации из БД Access 2007 можно приступать к формированию форм.

© Обучение в интернет, .
Обратная связь

Создание запросов на обновление таблиц

Для надежности сначала следует создать запрос на выборку, просмотреть, какие записи будут изменены, а потом преобразовать запрос в запрос на обновление.

1. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Обновление.

2. Выберите поле с данными, которые следует обновить, и введите выражение (условие изменения) в строке Обновление для этого поля.

В строке Обновление можно использовать любое допустимое выражение. В следующей таблице приведены примеры выражений и соответствующие им результаты изменения данных.

3. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

4. Появится предупреждающее сообщение.

Нажмите кнопку Да, чтобы выполнить запрос и обновить данные.

Примечание. После выполнения запроса можно заметить, что в его результатах отсутствуют некоторые поля. Если запрос содержит поля, которые не обновлялись, по умолчанию эти поля не отображаются в результатах. Предположим, что были включены поля «Код» из двух таблиц, чтобы убедиться, что запрос возвращает и обрабатывает нужные записи. Если эти поля «Код» не обновлялись, то в приложении Access они не отображаются в результатах.

Обновление данных в одной таблице данными из другой таблицы

При необходимости обновить данные в одной таблице данными из другой помните следующее правило: типы данных исходного и результирующего поля должны либо совпадать, либо быть совместимыми.

Кроме того, при обновлении данных в одной таблице данными из другой и использовании совместимых типов данных вместо совпадающих типов данных приложение Access выполняет преобразование типов данных этих полей в конечной таблице. В результате некоторые данные в конечных полях могут быть обрезаны (удалены).

Процесс обновления данных в одной таблице данными из другой состоит из следующих основных этапов.

1. Создайте запрос на обновление и добавьте исходную и конечную таблицы в запрос.

2. Объедините эти таблицы по полям, содержащим связанные сведения.

3. Добавьте имена конечных полей в строку Поле бланка запроса.

4. Добавьте имена исходных полей в строку Обновление бланка запроса с использованием следующего синтаксиса: [исходная_таблица].[исходное_поле].

Создание и выполнение запроса на обновление

1. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Конструктор запросов.

2. В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните исходную и конечную таблицы для добавления их в запрос. Каждая таблица отображается в окне конструктора запросов. Закончив добавление таблиц, нажмите кнопку Закрыть чтобы закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

3. Объедините эти таблицы по полям, содержащим связанные сведения. Для этого выберите поле в одной таблице и перетащите его на соответствующее поле во второй таблице.

При этом в приложении Access создается связь между этими полями в двух таблицах, и данная связь используется для объединения всех связанных записей.

4. На вкладке Конструктор в группе Тип запроса выберите команду Обновление.

5. В конечной таблице дважды щелкните поля, которые нужно обновить. Каждое поле будет появляться в строке Поле бланка запроса.

6. В строке Обновление запроса в каждый столбец, содержащий конечное поле, добавьте имя исходной таблицы и поля исходной таблицы, соответствующее полю в конечной таблице, используя следующий синтаксис: [Таблица].[Поле], где имена таблицы и поля заключаются в квадратные скобки и разделяются точкой.

Помните, что имена таблиц и полей в строке Обновление должны быть написаны правильно и должна быть соблюдена любая пунктуация в именах исходных таблиц и полей. Однако при этом не обязательно соблюдать регистр букв.

7. На вкладке Конструктор в группе Результаты выберите команду Запуск.

8. Нажмите кнопку Да для подтверждения обновления.

93.79.221.197 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Создание и выполнение запроса на обновление

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

С помощью запроса на обновление в базах данных Access можно добавлять, изменять и удалять данные в существующих записях. Запросы на обновление можно рассматривать как разновидность диалогового окна Поиск и замена с более широкими возможностями. Запрос на обновление нельзя использовать для добавления новых записей в базу данных или их удаления из нее.

Для добавления новых записей используется запрос на добавление, для удаления записей — запрос на удаление.

В этой статье

Ниже представлены сходства и различия между функцией «Поиск и замена» и запросом на обновление

Как и в диалоговом окне Поиск и замена, в запросе на обновление можно указать значение, которое требуется заменить, а также новое значение.

В отличие от функции Поиск и замена запрос на обновление позволяет:

использовать условия, которые не зависят от заменяемого значения;

обновлять несколько записей за раз;

изменять записи в нескольких таблицах одновременно.

Ограничения обновления полей

Запрос на обновление нельзя использовать для обновления данных в полях указанных ниже типов.

Вычисляемые поля. Значения вычисляемых полей не хранятся в таблице постоянно. После вычисления они существуют только во временной памяти компьютера. Поскольку для вычисляемых полей не предусмотрено место постоянного хранения, их невозможно обновить.

Поля итогового или перекрестного запроса. Значения в запросах этих типов рассчитываются, поэтому их нельзя обновить с помощью запроса на обновление.

Поля с типом данных «Счетчик». Значения в полях с типом данных «Счетчик» изменяются только при добавлении записи в таблицу.

Поля в запросах уникальных значений и уникальных запросов на поиск записей Значения в таких запросах суммируются. Некоторые значения представляют одну запись, а другие — более одной записи. Операция обновления невозможна, так как невозможно определить, какие записи были исключены как дубликаты, и, следовательно, невозможно обновить все необходимые записи. Это ограничение действует, если вы используете запрос на обновление или пытаетесь обновить данные вручную путем ввода значений в форму или таблицу.

Читать еще:  Как сделать таблицу в access 2016?

Поля в запросе на объединение Вы не можете обновить данные из полей запроса на объединение, так как каждая запись, отображаемая в нескольких источниках данных, отображается только один раз в результатах запроса на объединение. Поскольку некоторые повторяющиеся записи удаляются из результатов, приложению Access не удается обновить все необходимые записи.

Поля, являющиеся первичными ключами. В некоторых случаях, например если поле первичного ключа используется в связи таблиц, обновить поле с помощью запроса невозможно, если только для связи не было настроено автоматическое каскадное обновление.

Примечание: При каскадном обновлении Access автоматически обновляет значения внешнего ключа при изменении значения первичного ключа в родительской таблице.

Использование запроса на обновление

Чтобы создать запрос на обновление, рекомендуется выполнить следующее: создать запрос на выборку для определения записей, которые требуется обновить, а затем преобразовать его в запрос на обновление и обновить записи. Такая последовательность позволяет убедиться, что вы обновляете именно нужные записи.

Совет: Перед выполнением запроса на обновление рекомендуется создать резервную копию базы данных. Результаты данного запроса нельзя отменить, а созданная резервная копия позволит вам восстановить данные в случае необходимости.

Создание резервной копии базы данных

Откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить как. Обратите внимание: если вы используете Access 2010, откройте вкладку Файл и выберите команду Сохранить и опубликовать.

Справа в разделе Расширенная установка щелкните элемент Создать резервную копию базы данных.

В диалоговом окне Сохранение резервной копии укажите имя и расположение резервной копии и нажмите кнопку Сохранить.

Приложение Access закроет исходный файл, создаст резервную копию и снова его откроет.

Чтобы вернуться к резервной копии, закройте и переименуйте исходный файл, чтобы получить возможность использовать имя исходной версии. Назначьте резервной копии имя исходной версии и откройте переименованную резервную копию в Access.

В этом разделе

Этап 1. Создание запроса на выборку для определения обновляемых записей

Откройте базу данных, содержащую записи, которые нужно обновить.

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.

Откроется конструктор запросов и диалоговое окно Добавление таблицы.

Откройте вкладку Таблицы.

Выделите одну или несколько таблиц с записями, которые требуется обновить, и нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку Закрыть.

Таблица или таблицы отображаются в конструкторе запросов в одном или нескольких окнах, а в Windows список всех полей в каждой таблице. На этом рисунке показан конструктор запросов с обычной таблицей.

1. Таблица в окне конструктора запросов

2. Бланк запроса

В окнах таблиц дважды щелкните поля, которые необходимо обновить. Выделенные поля появятся в строке Поле бланка запроса.

Для каждого столбца в бланке запроса можно добавить одно поле таблицы.

Чтобы быстро добавить все поля в таблице, дважды щелкните звездочку (*) в верхней части списка полей таблицы в окне таблицы. На рисунке показан бланк запроса со всеми добавленными полями.

Чтобы ограничить результаты запроса на основе значений полей, в бланке запроса в строке Условие введите условие, которое необходимо использовать для ограничения результатов.

Таблица примеров условий

В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры условий, а также результаты их применения.

Примечание: Во многих примерах этой таблицы используются подстановочные знаки, чтобы сделать запрос более гибким или эффективным.

Семейство запросов на изменение

В программе Access есть четыре типа запросов на изменение:

¦ запрос на обновление изменяет значения в одной или нескольких записях;

¦ запрос на добавление выбирает одну или несколько записей и вставляет их в существующую таблицу;

¦ запрос на создание таблицы выбирает одну или несколько записей и создаст для них новую таблицу;

¦ запрос на удаление удаляет одну или несколько записей.

В следующих разделах мы попробуем создать запросы всех этих типов.

Запросы на обновление

Запрос на обновление находит некоторые записи и затем изменяет их. Обычно изменения ограничиваются одним полем, но программа Access разрешает корректировать столько полей, сколько нужно. У вас также есть некоторая свобода в способе реализации обновления. Простейший вариант — ввести совершенно новое значение в поле. Можно создать запрос, который перемещает все товары из одной категории в другую с помощью ввода нового значения в поле CategoryID. Другой вариант — изменение текущих значений в поле с помощью выражения (специальная формула БД, способная выполнять разнообразные вычисления). Можно повысить цены на 10% или добавить неделю к сроку завершения для всех невыполненных проектов.

Если вам нужно выполнить очевидное одноразовое обновление, может быть, предпочтительней воспользоваться поиском и заменой на листе данных (см. разд. «Поиск» главы 2). Этот подход предоставляет возможность просмотреть найденные совпадения и решить, заменять каждое из них или нет.

В приведенном далее примере используются таблицы Products и Products Categories из БД Boutique Fudge (которая описана в разд. «Магазин шоколадных изделий» главы 5). Запрос обновляет все товары в категории Beverages (напитки), повышая цены товаров на 10%. Вы можете самостоятельно выполнить этот пример, загрузив примеры к этой главе со страницы «Missing CD» на Web-сайте www.missingmanuals.com.

Для создания запроса на обновление выполните следующие действия.

1. Создайте новый запрос, выбрав Создание > Другие > Конструктор запросов (Create > Other > Query Design).

На экране появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

2. Добавьте все таблицы, которые вы хотите включить в ваш запрос, выбрав каждую и щелкнув мышью кнопку Добавить (Add) (точно так же, как вы делали, создавая запрос на выборку). По завершении щелкните мышью кнопку Закрыть (Close).

Обычно в запросе на обновление используется одна таблица, но если нужна информация из нескольких связанных таблиц, добавьте их все. Включение в запрос нескольких таблиц создает объединение (см, разд. «Запросы и связанные таблицы» главы 6). Операция объединения в запросе на изменение действует так же, как в запросе на выборку — она извлекает информацию из таблицы-родителя и отображает ее рядом с записями из дочерней таблицы.

В данном примере вам потребуются таблицы Products и ProductCategories.

3. Измените тип запроса на запрос на обновление, выбрав Работа с запросами | Конструктор > Тип запроса > Тип запроса: обновление (Query Tools | Design > Query Type >Update).

Столбец со списком свойств полей в нижней части окна изменится, отражая новый тип запроса. Строки Сортировка (Sort) и Вывод на экран (Show) исчезнут (поскольку они не имеют смысла в запросах на обновление) и для каждого поля, включенного в запрос, появится строка Обновление (Update To).

4. Добавьте поле (или поля), которое вы хотите использовать для отбора и задайте для каждого свойство Условие отбора (Criteria).

Условия отбора определяют, какие записи отберет программа Access. Поскольку данный запрос — это запрос на обновление, отобранные записи — это записи, в которые будут вноситься изменения.

В данном примере следует использовать поле CategoryID или поле CategoryName. Если используется поле CategoryID, нужно задать значение кода (ID) для вашей категории. Если применяется поле CategoryName, можно искать соответствия с помощью названия категории.

Для добавления поля дважды щелкните его кнопкой мыши на схеме в прямоугольнике таблицы так же, как вы делали это в запросе на выборку. Затем задайте условие отбора для значения, с которым вы хотите найти совпадения, как показано на рис. 8.1. Если вы хотите обновить все записи в таблице, то никакого условия отбора не нужно.

Рис. 8.1. Этот запрос ищет продукты в категории Beverages

5. Добавьте поле (или поля), которое хотите изменить.

В данном примере следует добавить поле Price, таким образом, вы сможете изменить цены продуктов.

6. В строке Обновление задайте новое значение, которое ваш запрос поместит в каждое поле.

Существуют два способа обновления поля. Можно задать фиксированное значение, введя его в строке Обновление. Если выбрать этот подход, программа Access вставит в каждую отобранную вами запись именно это значение.

Читать еще:  Как сделать пользователей в access?

Можно также применить выражение, которое берет одно или несколько значений из существующих полей и использует их для вычисления нового значения. Вы можете применять все операции и функции, описанные в главе 7 и предназначенные для обработки текста, чисел и дат. Например, можно использовать следующее выражение в поле Price для повышения цен товаров на 10%:

В выражении обновления может использоваться один или несколько параметров (см. разд. «Параметры запроса» главы 7). В этом случае Access запрашивает у пользователя, выполняющего запрос, важную информацию (например, каково процентное изменение цены).

7. Добавьте любые другие поля, которые хотите использовать для подтверждения правильности отбора записей.

Прежде чем выполнять ваш запрос и вносить изменения, выполните предварительный просмотр, который выводит все строки, отбираемые вашим запросом на обновление (и, таким образом, все записи, которые изменятся, когда вы выполните запрос). Для того чтобы убедиться, что ваш запрос отобрал нужные записи, возможно, на листе данных понадобится некоторая дополнительная идентифицирующая информация, например, ProductName.

Для того чтобы заставить работать этот предварительный просмотр, нужно применить один формальный прием. Программа Access игнорирует поля, которые вы не собираетесь обновлять. Поэтому если вы хотите добиться вывода на листе данных поля ProductName, следует задать что-то в строке Обновление. В данном случае используйте значение [ ProductName ]. Этот шаг заставит программу Access заменить значение в поле ProductName текущим значением поля ProductName. Другими словами, Access на самом деле ничего менять не будет, но отобразит поле ProductName па листе данных в окне предварительного просмотра.

На рис. 8.2 показан законченный запрос на обновление.

8. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите команду Режим таблицы (Datasheet View) для просмотра записей, на которые повлияет ваш запрос (рис. 8.3).

Этот шаг позволит просмотреть строки, которые вы собираетесь изменить, прежде чем запустите выполнение запроса. На листе данных вы увидите все записи, удовлетворяющие вашим условиям отбора, — иначе говоря, все записи, которые вы измените при выполнении запроса, но вы не увидите изменений, которые хотите внести.

В обычном запросе на выборку просмотр листа данных и выполнение запроса — равнозначные действия. В запросе на изменение отображение листа данных показывает строки, которые будут изменены, но на самом деле не изменяет их. Выполнение запроса изменяет данные, но не показывает измененные записи.

9. Теперь вернитесь в Конструктор (щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выберите Конструктор (Design View)). Если вы уверены в том, что запрос действует правильно, выберите Работа с запросами | Конструктор > Результаты > Выполнить (Query Tools | Design > Results > Run) для запуска запроса на обновление и внесения заданных изменений.

Рис. 8.2. Этот запрос отбирает все товары в заданной категории и повышает их цену на 10%

Рис. 8.3. Здесь показан предварительный просмотр. В нем отображаются все товары в категории Beverages с текущими ценами. Когда вы выполните запрос, именно эти записи изменятся

Помните: перед выполнением этого шага рекомендуется сделать резервное копирование вашей БД.

Когда вы выполняете запрос на изменение, программа Access предупреждает о том, что собирается выполнить изменение БД (рис. 8.4). Щелкните мышью кнопку Да (Yes) для внесения изменений.

Рис. 8.4. Вверху: при каждом выполнении запроса на изменение Access предупреждает о том, что запрос изменит БД. Если вам не нужно это напоминание, выполните действия, перечисленные в этом окне для открытия диалогового окна Параметры Access и отключения вывода на экран этого предупреждения. (Сначала нужно щелкнуть мышью кнопку Нет для закрытия диалогового окна). Внизу: далее Access сообщает о количестве изменяемых записей и дает вам последний шанс отказаться от изменений. Программа всегда предоставляет эту информацию, даже если отключен вывод стандартных предупреждений. Если сейчас щелкнуть мышью кнопку Да, Access обновит таблицу

К сожалению, программа Access не показывает измененные записи — она вообще ничего не показывает. Если вас интересует, что же произошло, и вы хотите просмотреть только что измененные записи, у вас один вариант — снова вывести на экран окно предварительного просмотра записей, которые вы только что изменили (щелкнув правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выбрав Режим таблицы). Этот способ действует до тех пор, пока вы не изменили записи таким образом, что они больше не соответствуют условиям отбора. (Если это произошло, следует создать новый запрос или просмотреть таблицу для двойной проверки ваших данных.)

10. Для сохранения запроса нажмите комбинацию клавиш + (или закроите вкладку запроса). При этом придется задать имя запроса.

Используйте имя запроса, четко указывающее на то, что это запрос на изменение. Можно, например, задать имя UpdateProductPrices (изменение цен товаров). Запросы на изменение отображаются в области переходов с пиктограммой восклицательного знака. У каждого типа запроса на изменение слегка отличающаяся пиктограмма — для запросов на обновление применяется пиктограмма с карандашом и восклицательным знаком за ним (рис. 8.5).

Если вы не собираетесь повторно использовать свой запрос, может быть, стоит его удалить. Удаление запроса защитит от случайного выполнения вами (или кем-то еще) запроса и внесения нежелательных изменений.

Рис. 8.5. Помните о том, что двойной щелчок по запросу в области переходов запускает его на выполнение. Если вы щелкнули мышью запрос на изменение, например, такой, как выделенный на этом рисунке, то можете изменить или удалить важные данные. (Для открытия запроса на изменение без его запуска щелкните по его имени правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор)

Аварийная ситуация. Когда Access блокирует ваше обновление

Рассмотрим рабочий аспект стратегии программы Access: что происходит, когда вы нажимаете мышью кнопку Выполнить (как описано в пункте 9 предыдущего алгоритма), и пет никакой реакции? Не появляются ни предупреждение, ни окно сообщения или ошибки, объясняющие причину сбоя. Лишь в строке состояния, в нижней части окна Access выводится таинственное сообщение, которое любезно информирует о том, что «действие или событие заблокировано режимом отключения» («The action or event has been blocked by Disabled Mode»). Что все это значит?

Access — по-настоящему параноидальная программа. Она не разрешает вам выполнять некоторые действия до тех пор, пока вы явно не подтвердите, что все в порядке.

Как вы узнали из разд. «Открытие БД» главы 1, каждый раз, когда вы открываете вашу БД, Access отображает панель сообщений с сообщением системы безопасности. Вам решать, что делать с этим сообщением. Можно щелкнуть мышью кнопку ? в правом верхнем углу, чтобы полностью скрыть эту панель. В этом случае ваша БД остается в отчасти заблокированном состоянии. Вы можете создавать, изменять и удалять объекты БД, принадлежащие вам, но не можете запускать никакой код или запросы на изменение. (Для повторного вывода на экран панели сообщений и просмотра сообщения системы безопасности выберите на ленте Работа с таблицами > Показать или скрыть > Панель сообщений (Database Tools > Show/Hide > Message Bar).)

Другой способ — щелкнуть мышью кнопку Параметры (Options) на панели сообщений для отображения диалогового окна Параметры безопасности Microsoft Office

(Microsoft Office Security Options). Дальше следует выбрать переключатель Включить это содержимое (Enable this content) и щелкнуть мышью кнопку ОК. Этот шаг предоставляет программе Access непоколебимую гарантию безопасности вашей БД — другими словами, БД разработана не жующим чипсы хакером в подвале родительского дома. После того как вы предприняли этот шаг, Access разрешает выполнять запросы на изменение (по крайней мере, до тех пор, пока вы не закрыли БД, не открыли ее снова и не увидели на экране повторно отображенное сообщение центра безопасности).

Если вы устали от многоразового включения БД при каждом ее использовании, есть другое решение. Можно заставить программу Access доверять всем БД в конкретной папке на вашем жестком диске. Этот метод описан в разд. «Задание надежного расположения » главы 15.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector