Как в access сделать выпадающий список в запросе?

Выпадающий список на форме Access 2003

Продолжаем осваивать Access, и сегодня мне бы хотелось поделиться с Вами одной маленькой, но иногда очень полезной хитрости при проектировании формы Access. А точнее данная хитрость касается выпадающего списка, поэтому сейчас мы займемся основами создания выпадающих списков на форме Access 2003.

Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные, а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы» на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений», в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово»

В итоге у нас на форме будет отображено следующее

Надпись «Свободный» означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком» ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см.

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select:

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк» на «Таблица, представление, процедура» и «Источник строк» на запрос скажем вот такой

От себя я добавил условие where priz = 0 просто так чтобы Вы понимали, что эта таблица может использоваться для разных полей со списком.

Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму

И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!

Поле со списком access

Поле со списком access – составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список, позволяющий не только выбирать (как в простом списке), но и вводить значения.

Поле со списком позволяет экономить место в объекте базы данных (форме, таблице и др.), так как по умолчанию оно отображает одну строку списка.

Открывается список нажатием на кнопке
(в правом углу элемента управления «Поле со списком access») или клавишами Alt+«стрелка вниз». При помощи простого макроса можно сделать так, чтобы поле со списком раскрывалось само при входе в него.

Читать еще:  Как базу данных access сделать sql?

Чтобы ввести значение в поле со списком access, можно начать вводить значение в поле с клавиатуры или выбрать нужное значение в выпадающем списке. При вводе значений с клавиатуры помогает свойство «Автоподстановка». Если установить его как «да», то при вводе информации Access автоматически будет предлагать значения из списка, выделяя буквы предлагаемого значения после последнего введённого символа.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Если значение подходит, для его ввода надо лишь нажать клавишу Enter или Tab. Свойство «Ограничиться списком» не разрешит ввести значения, которого нет в списке. Ограничивать списком вводимые значения стоит в первую очередь для снижения вероятности ввода ошибочной информации.

Например, слово «детектив» в поле «литературный жанр» можно написать «детиктив» или «дитиктив», или ещё как-нибудь (неважно, опечатка это или следствие неграмотности оператора. Любой человек может ошибаться и даже имеет на это право).

Поле, содержащее такие значения, уже нельзя правильно ни отсортировать, ни использовать в запросе. Мы зададим запрос с фильтром Like «детектив» и запрос найдёт нам, предположим, 120 книг этого жанра. Но вследствие неправильного ввода информации запрос «не увидел», к примеру, 8 книг.

Такая ситуация просто недопустима. Гораздо проще один раз и в одном месте (в базовой таблице подстановки) правильно ввести название жанра и связать эту запись с полем подстановки в таблице поставок книг отношением «один-ко-многим» (можно и не связывать. Но этот вопрос не представляется возможным обсудить в пределах одной статьи, так как слишком много завязано вопросов с типами полей, связями и др.).

Другой вопрос состоит в том, стоит ли разрешать оператору добавлять новые значения в базовую таблицу подстановки (со стороны «один»). Всё зависит от конкретных задач и типа информации. Не всегда можно предугадать все возможные варианты для значений поля подстановки. Например, поле подстановки для указания пола сотрудника может принимать два значения: «мужской» и «женский». А вот попробуйте создать поле подстановки мужских или женских имён (например, мужские имена: Андрей, Андриан, Андрон, Анджей и т. д.; женские имена: Наталья, Наталия, Наталея, Натали и т. д.).

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?

Во-первых, некоторые родители дают такие имена, которых не было раньше в природе (а это имя ещё надо ввести в базовую таблицу подстановки).

Во-вторых, схожие имена будут «рябить» перед глазами (могут быть десятки очень похожих имён, отличающихся только одной буквой).

В-третьих, быстрее ввести имя вручную побуквенно, чем искать в большом списке, в-четвёртых, вряд ли придётся включать поле имени в простой или составной ключ, так как одних Ивановых Иванов Ивановичей в России не сосчитать (обычно для этого используют числовой код, однозначно идентифицирующий запись в таблице), в-пятых, неправильно введённое имя, как правило, не даёт критических ошибок при фильтрации или сортировке (по причине своей неуникальности имя редко используется для таких случаев.

К тому же оно чаще всего используется в инициалах. Например, я ввёл значение «Иванов Андриан Иванович», хотя имя человека «Андрей». В поле «ФИО» получим «Иванов А. И.». Вроде как и ошибки нет.)

Создаётся поле со списком access, как правило, в режиме конструктора объекта базы данных:

— в таблицах – в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Выбираем значение «Поле со списком» и выбираем следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы;

— в формах — при помощи кнопки «Поле со списком» на панели элементов. Если создаём новое поле со списком из базового поля со списком в таблице, то можно просто перенести это поле на форму (отчёт) из окошка «Список полей». Все базовые свойства будут унаследованы новым элементом управления.

Список в отличие от поля со списком всегда открыт и содержит все значения, которые можно выбрать. Если список отображается не полностью, с помощью полос прокрутки можно выбрать нужное значение. Поле, список и поле со списком можно взаимно преобразовывать друг в друга (когда мы ошибочно создали не тот элемент управления. Например, поле вместо поля со списком).

В приведённом ниже примере при выборе города в поле со списком автоматически загружаются в подчинённую форму записи, относящиеся к этому городу (т. е. мы видим, кто стоит на учёте в г. Щёлково).

При создании списка или поля со списком можно брать значения из таблицы или запроса (присоединённый элемент) либо ввести вручную как набор значений (свободный элемент).

Можно создать выражение, которое ссылается на отдельный столбец списка поля со списком или списка. Для этого используем свойство Столбец этого элемента управления:

forms![ИмяФормы]'[Имя поля со списком].[Column](x). Например: forms![Типы]![НазваниеТипа].[Column](1)

х – номер столбца. Столбцы начинают нумерацию с нуля.

При вычислении номера видимого столбца надо принимать в расчет и невидимые столбцы.

Как в access сделать выпадающий список в запросе?

Довольно распространена ситуация, когда выбор значения из одного списка должен приводить к обновлению второго, подчинённого списка, недавно я описывал такую реализацию на PHP, а теперь вот понадобилась в Access.

Если упростить задачу, то в базе хранится информация о сотрудниках предприятия, работающих в нескольких отделах, при этом в каждом отделе есть свой набор должностей. Поскольку и у отдела, и у должности есть свои атрибуты (название, номер офиса для отдела, должностной оклад для должности и т.п.), целесообразно вынести информацию об отделах и должностях в отдельные таблицы. С другой стороны, сотрудник работает и в отделе, и на должности, так что получается следующая схема данных:

«Примечания» здесь добавлены просто для иллюстрации отношения «один к одному» как связи между двумя ключами.

Читать еще:  Как сделать словарь в access?

Теоретически сотрудник может переводиться как на другую должность в рамках отдела, так и в другой отдел, что приведёт к необходимости выбрать должность из списка должностей нового отдела. То есть, по выбору для сотрудника нового отдела из верхнего списка, должен обновляться и нижний список «Наименование должности»:

Как решить эту типовую задачу, мы и поговорим.

1. Источником записей формы «Сотрудники» делаем соответствующую таблицу, форму можно сгенерировать мастером, а затем удалить из неё поля «Код отдела» и «Код должности».

2. Вместо первого поля, включив кнопку «Мастера» на панели элементов Access, сгенерируем список, выводящий вместо кодов названия отделов. Сделать это можно так:

  • форма выведена в режиме конструктора, нажимаем кнопку «Поле со списком», показываем мышкой границы будущего списка. По отпускании кнопки мыши появится окно «Мастер создания полей со списком»;
  • выбираем «Объект будет использовать значения из таблицы или запроса», жмём «Далее»;
  • выбираем таблицу «Отделы», жмём «Далее»;
  • переносим оба поля таблицы отделов в №выбранные поля» (кнопкой >>), жмём «Далее»;
  • убеждаемся, что список виден, а галочка «Скрыть ключевой столбец» включена, жмём «Далее»;
  • выбираем «Сохранить в поле:» и поле «КодОтдела», жмём «Далее»; задаём подпись к списку и жмём «Готово».

3. С помощью конструктора запросов составляем следующий запрос:

Здесь «ПолеСоСписком16» — наименование компоненты верхнего списка.

4. Аналогично с помощью мастера делаем второй список, указав источником строк наш запрос, а выбор сохраняя в поле КодДолжности таблицы Сотрудники, получается вот такое окно свойств второго списка:

Увидеть это окно можно, щёлкнув правой кнопкой мыши на втором списке и выбрав «Свойства».

5. Теперь самое главное. В списке компонент выбираем «Форма» вместо имени поля со списком, выбираем вкладку события, событие Текущая запись, щёлкаем по кнопке с многоточием, подтверждаем, что нам нужен построитель программы, а не макроса или выражения:

Открылся редактор Visual Basic и появилась пустая функция с именем Form_Current . Пишем туда единственную строчку кода, которая обновит нижний список:

Здесь предполагается, что имя нижнего списка ПолеСоСписком20 .

6. Ту же самую строчку кода добавляем на событие «До обновления» верхнего списка, у меня получилось вот что:

7. Готово, теперь при выборе отдела из верхнего списка в нижний список подгружается список должностей этого отдела. Все остальные возможности приложения — стандартные и не потребуют написания кода.

Скачать этот пример в архиве ZIP (41 Кб)

Аналогично можно организовать любые другие 2 подчинённых списка на Access, когда при выборе значения из одного списка должны загружаться новые значения во второй список.

Ну и общие соображения по зависимым спискам в Access:

Если первый список не связан с полем источника записей формы, то обновление надо ставить в обработчик события BeforeUpdate («До обновления» в окне свойств конструктора формы в русских версиях Access-а), либо в AfterUpdate.

Если же первый список связан с полем источника записей формы, то обновление надо ставить в обработчик события Current («Текущая запись») формы и BeforeUpdate (AfterUpdate) первого списка.

Данный способ действует только для одиночной формы (на экране видно одну запись).

Обычно ленточные и табличные формы предназначены для поиска и просмотра, для ввода и редактирования — одиночная форма, поэтому в ней как раз и нужна фильтрация списков.

Как в access сделать выпадающий список в запросе?

Как сделать переход по записям формы с помощью поля со списком в Access? Есть форма, в ней отображаются записи таблицы с полями id, name. Нужно чтобы можно было перемещаться по записям формы путем выбора из выпадающего списка одного из значений поля name.

Вот я создаю форму, на ней оказывается два поля id и name. Далее я преобразовываю name в выпадающий список, указываю в качестве data запрос select name from table. Все отображается в списке, можно выбирать. Но не происходит смена записи. Иду другим путем — кидаю на форму новый комбо-бокс, там в мастере указываю что значение его будет использовано для перехода по записям формы. Все ввожу как надо, открываю форму, комбобокс содержит нужные значения поля name, но блин, не разрешает себя изменять, потому что автоматом к нему добавляется поле id (скрытое), а т.к. оно ключевое, аксесс не разрешает его изменять.

Bas, не получилось — результат тот же. А разве с помощью гуи-средств нельзя это сделать? Ведь все сделано в акцессе так чтобы и секретарша могла базы делать, все автоматом добавляется, все само понимает куда чего дописать.

Добавлено 03.04.07, 14:22
Кроме того, когда кидаешь на форму комбобокс, появляется мастер, и если выбрать вариант поиск записи в форме на основе значения, которое содержит поле со списком он же сразу создается с такой процедурой как ты указал

Добавлено 03.04.07, 14:27
Кроме того, после попытки добавления на форму комбобокса, базу начинает страшно плющить — постоянно по десять раз при каждом действии вызывающем сохранение формы появляется сообщение «Введенное в поле своства или макросва формы содержит ошибки или указывает на несуществующую форму«

Добавлено 03.04.07, 14:30
В общем я понял что это не мой тупизм, а какие то ошибки с СУБД. Потому что в справке все указано так, как я и делаю, только ничего не выходит, а появляются ошибки которые я указал выше.

Поиск записи по выбранному в списке значению
Показать все
Скрыть все
В форме можно создать список Список. Элемент управления, позволяющий выполнять выбор из списка значений. Элемент «список» состоит из списка и необязательной надписи.) или поле со списком (Поле со списком. Элемент управления в форме, являющийся комбинацией поля и раскрывающегося списка. Пользователь может ввести значение в поле или раскрыть список и выбрать значение из списка.) для поиска записи по значению из списка.

Откройте форму в режиме конструктора (Режим конструктора. Окно, в котором отображается макет следующих объектов базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и страницы доступа к данным. В режиме конструктора пользователь создает новые объекты базы данных или изменяет макеты существующих.).
Нажмите кнопку Мастера на панели элементов (Панель элементов. Набор инструментов для создания элементов управления в форме, отчете или на странице доступа к данным в режиме конструктора. Набор инструментов для страницы доступа к данным в режиме конструктора отличается от набора инструментов для формы и отчета в режиме конструктора.), если эта кнопка еще не нажата.
На панели элементов нажмите кнопку Список или Поле со списком .
Щелкните в форме место, в которое нужно поместить список или поле со списком.
В первом диалоговом окне мастера выберите параметр для поиска записи по значению, выбранному в списке или поле со списком.
Выполняйте инструкции, выводящиеся в диалоговых окна мастера. В последнем диалоговом окне нажмите кнопку Готово для вывода списка или поля со списком в режиме конструктора.
Для просмотра процедуры обработки события (Процедура обработки события. Процедура, автоматически выполняемая в ответ на событие, возникающее в результате действий пользователя, выполнения программы или генерируемое системой.), обеспечивающей работу списка или поля со списком, откройте окно свойств элемента управления и нажмите кнопку Построить рядом с ячейкой свойства После обновления (AfterUpdate).

Читать еще:  Как сделать пользователей в access?

Запросы в Access 2013 с помощью элементов формы

Запросы с помощью элементов формы

Создание вспомогательного запроса Для форми пошуку

Откроем учебную базу данных.

Создание — Запросы — Конструктор запросов (см. статью Створення запитів в MS Access 2010)

Добавляем поля Дата (сортировка по возрастанию), Найменування кієнта, Адреса, Телефон, Рахунок, Найменування товару, Ціна, Кількість (Дані про замовлення), Передоплата, Сума передоплати. Создаем вычисляемое поле Сума замовлення.

Закрываем запрос и даем ему имя Для форми пошуку

Создание формы Пошук

Создадим пустую форму. Для этого выберем в меню вкладку Создание и кликнем на Пустая форма.

Получим форму в режиме макета. Кликнем правой кнопкой мышки по форме и выберем в контекстном меню Свойства формы (или Работа с макетами форм — Конструктор — Сервис — Страница свойств).

Справа появится Окно свойств. В выпадающем списке строки Источник записей вкладки Данные выберем Для форми пошуку

После этого в сервисе выберем Добавить поля. Окно свойств сменится на Список полей.

Добавим на форму следующие элементы (перетягивание мышкой из списка полей на форму):

Дата (дважды), Найменування клієнта, Адреса, Телефон, Рахунок, Найменування товару, Ціна (дважды), Кількість (дважды), Передоплата, Сума передоплати (дважды).

Изменим надписи для даты, цены, количества и суммы предоплаты.

Дата:Дата з:

Дата:Дата по:

Ціна:Ціна від:

Ціна:Ціна до:

Кількість:Кількість від:

Кількість:Кількість до:

Сума передоплати:Сума передоплати від:

Сума передоплати:Сума передоплати до:

Выделим поле напротив надписи Дата з:. В инструментах конструктора форм выберем вкладку Конструктор. Откроем окно свойств для выделенного элемента (Сочетание клавиш ALT+ENTER; Конструктор — Сервис — Страница свойств или в контекстном меню выбрать Свойства)

В окне свойств перейдем на вкладку Другие и в строке Имя впишем Дата з

Перейдем на вкладку Данные и в строке Данные сотрем Дата

В строке Значение по умолчанию впишем #02.01.2010#; в строке Правило проверки впишем >#01.01.2010# и в строке Сообщение об ошибкеВведіть дату після 1 січня 2010 року! (см. свойства таблицы Данні про замовлення)

Аналогично поступим и с другими полями формы.

Дата по: вписываем имя Дата по в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем Date(); в строке Правило проверки впишем >#01.01.2010# и в строке Сообщение об ошибкеВведіть дату після 1 січня 2010 року! .

Найменування клієнта:, Адреса:, Телефон:, Рахунок:, Найменування товару: очищаем строку Данные вкладки Данные.

Ціна від: вписываем имя Ціна від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1; в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть суму > нуля!

Ціна до: вписываем имя Ціна до в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальную цену); в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть суму > нуля!

Кількість від: вписываем имя Кількість від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1; в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть кількість > нуля!

Кількість до: вписываем имя Кількість до в строке Имя вкладки Другие;очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальное количество); в строке Правило проверки впишем >0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть кількість > нуля!

Передоплата: очищаем строку Данные вкладки Данные.

Сума передоплати від: вписываем имя Сума передоплати від в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем . ; в строке Правило проверки впишем >=0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть суму, яка більше або дорівнює нулеві!

Сума передоплати до: вписываем имя Сума передоплати до в строке Имя вкладки Другие; очищаем строку Данные вкладки Данные; в строке Значение по умолчанию вписываем 1000 (можно вписать любое число, ориентируйтесь на максимальную сумму предоплаты); в строке Правило проверки впишем >=0 и в строке Сообщение об ошибкеВведіть суму, яка більше або дорівнює нулеві!

Преобразуем поле Найменування клієнта в поле со списком (контекстное меню поля)

Выполним следующее: Окно свойствДанныеИсточник строкДовідник клієнтівНайменування клієнта — закрыть построитель запросов и подтвердить сохранение.

Аналогично преобразуем в поле со списком Найменування товару. В качестве источника выбрать Найменування товару.

В результате получим

Закроем и сохраним форму под именем Пошук

Создание запроса Пошук

Скопируем запрос Для форми пошуку. Назовем его Пошук.

В условии отбора под Дата вызываем Построитель и вписываем туда >=[Формы]![Пошук]![Дата з] And =[Формы]![Пошук]![Ціна від] And =[Формы]![Пошук]![Кількість від] And =[Формы]![Пошук]![Сума передоплати від] And Теги: Access

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector