Как сделать фильтр в сводной таблице excel?

Фильтр в сводной таблице Excel

В прошлом уроке мы познакомились со сводными таблицами в Excel, научились создавать их, а также отвечать с их помощью на самые различные вопросы применительно к исследуемым данным. Сегодня мы продолжим знакомство со сводными таблицами — научимся сведению данных, использованию срезов и фильтров, а также построению сводных диаграмм в Excel. Итак, поехали!

Сведение данных в Excel

Одно из лучших свойств сводных таблиц — это возможность быстро сводить и реорганизовывать данные, позволяя рассматривать их с «разных сторон». Сведение помогает ответить на самые различные вопросы и даже поэкспериментировать с данными, чтобы выявить новые тенденции и закономерности.

В нашем примере мы использовали сводную таблицу для ответа на вопрос: «Какова общая сумма продаж каждого из продавцов?» Но сейчас мы бы хотели ответить на новый вопрос: «Какова общая сумма продаж в каждом месяце?» Мы можем сделать это, просто изменив поле в области Строки.

Изменение строк

  1. Щелкните по любому полю в области Строки и перетащите его за пределы этой области. Поле исчезнет.

Добавление столбца

До настоящего момента в нашей сводной таблице отображался только один столбец. Чтобы отобразить несколько столбцов, необходимо добавить нужное поле в область Колонны.

    Перетащите поле из списка полей в область Колонны. В нашем примере мы воспользуемся полем Регион.

Иногда необходимо сфокусироваться на каком-то определенном сегменте данных. Фильтры могут быть использованы для того, чтобы сузить количество данных, отображаемых в сводной таблице Excel, позволяя видеть только необходимую информацию.

Добавление фильтра

В следующем примере мы применим фильтр к продавцам, чтобы посмотреть, каким образом они влияют на общую сумму продаж.

  1. Перетащите поле из списка полей в область Фильтры. В данном примере мы воспользуемся полем Продавец.

Срезы дополнительно упрощают фильтрацию в сводных таблицх Excel. По своей сути срезы являются фильтрами, но их гораздо проще использовать, что позволяет еще быстрее и удобнее обрабатывать данные. Если Вы часто фильтруете информацию в сводных таблицах Excel, то выгоднее использовать срезы вместо фильтров.

Добавление среза

  1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
  2. На вкладке Анализ щелкните команду Вставить срез.

Вы можете щелкнуть значок фильтра в правом верхнем углу среза, чтобы выделить сразу все элементы.

Сводные диаграммы в Excel очень похожи на обычные диаграммы, за исключением того, что они отображают данные сводной таблицы. Также как при работе с обычными диаграммами, Вы можете выбрать тип, макет и стиль диаграммы, которая будет представлять данные.

Создание сводной диаграммы

В данном примере сводная таблица показывает продажи каждого продавца за месяц. Мы воспользуемся сводной диаграммой, чтобы нагляднее представить информацию.

  1. Выделите любую ячейку сводной таблицы.
  2. На вкладке Вставка, щелкните команду Сводная диаграмма.

Попробуйте применить срезы и фильтры к сводной таблице, чтобы изменить количество отображаемой информации. Сводная диаграмма автоматически скорректируется, исходя из новых данных

Фильтрация данных в Excel

В Excel предусмотрено три типа фильтров:

  1. Автофильтр – для отбора записей по значению ячейки, по формату или в соответствии с простым критерием отбора.
  2. Срезы – интерактивные средства фильтрации данных в таблицах.
  3. Расширенный фильтр – для фильтрации данных с помощью сложного критерия отбора.

Автофильтр

  1. Выделить одну ячейку из диапазона данных.
  2. На вкладке Данные [Data] найдите группу Сортировка и фильтр [Sort&Filter].
  3. Щелкнуть по кнопке Фильтр [Filter] .

  1. В верхней строке диапазона возле каждого столбца появились кнопки со стрелочками. В столбце, содержащем ячейку, по которой будет выполняться фильтрация, щелкнуть на кнопку со стрелкой. Раскроется список возможных вариантов фильтрации.
  1. Выбрать условие фильтрации.

Варианты фильтрации данных

  • Фильтр по значению – отметить флажком нужные значения из столбца данных, которые высвечиваются внизу диалогового окна.
  • Фильтр по цвету – выбор по отформатированной ячейке: по цвету ячейки, по цвету шрифта или по значку ячейки (если установлено условное форматирование).
  • Можно воспользоваться строкой быстрого поиска
  • Для выбора числового фильтра, текстового фильтра или фильтра по дате (в зависимости от типа данных) выбрать соответствующую строку. Появится контекстное меню с более детальными возможностями фильтрации:
  1. При выборе опции Числовые фильтры появятся следующие варианты фильтрации: равно, больше, меньше, Первые 10… [Top 10…] и др.
  2. При выборе опции Текстовые фильтры в контекстном меню можно отметить вариант фильтрации содержит. , начинается с… и др.
  3. При выборе опции Фильтры по дате варианты фильтрации – завтра, на следующей неделе, в прошлом месяце и др.
  4. Во всех перечисленных выше случаях в контекстном меню содержится пункт Настраиваемый фильтр… [Custom…], используя который можно задать одновременно два условия отбора, связанные отношением И [And] – одновременное выполнение 2 условий, ИЛИ [Or] – выполнение хотя бы одного условия.

Если данные после фильтрации были изменены, фильтрация автоматически не срабатывает, поэтому необходимо запустить процедуру вновь, нажав на кнопку Повторить [Reapply] в группе Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Отмена фильтрации

Для того чтобы отменить фильтрацию диапазона данных, достаточно повторно щелкнуть по кнопке Фильтр.

Чтобы снять фильтр только с одного столбца, достаточно щелкнуть по кнопке со стрелочкой в первой строке и в контекстном меню выбрать строку: Удалить фильтр из столбца.

Чтобы быстро снять фильтрацию со всех столбцов необходимо выполнить команду Очистить на вкладке Данные

Срезы – это те же фильтры, но вынесенные в отдельную область и имеющие удобное графическое представление. Срезы являются не частью листа с ячейками, а отдельным объектом, набором кнопок, расположенным на листе Excel. Использование срезов не заменяет автофильтр, но, благодаря удобной визуализации, облегчает фильтрацию: все примененные критерии видны одновременно. Срезы были добавлены в Excel начиная с версии 2010.

Создание срезов

В Excel 2010 срезы можно использовать для сводных таблиц, а в версии 2013 существует возможность создать срез для любой таблицы.

Для этого нужно выполнить следующие шаги:

    Выделить в таблице одну ячейку и выбрать вкладку Конструктор [Design].

  1. В диалоговом окне отметить поля, которые хотите включить в срез и нажать OK.

Форматирование срезов

  1. Выделить срез.
  2. На ленте вкладки Параметры [Options] выбрать группу Стили срезов [Slicer Styles], содержащую 14 стандартных стилей и опцию создания собственного стиля пользователя.

  1. Выбрать кнопку с подходящим стилем форматирования.

Чтобы удалить срез, нужно его выделить и нажать клавишу Delete.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр предоставляет дополнительные возможности. Он позволяет объединить несколько условий, расположить результат в другой части листа или на другом листе и др.

Задание условий фильтрации

  1. В диалоговом окне Расширенный фильтр выбрать вариант записи результатов: фильтровать список на месте [Filter the list, in-place] или скопировать результат в другое место [Copy to another Location].

  1. Указать Исходный диапазон [List range], выделяя исходную таблицу вместе с заголовками столбцов.
  2. Указать Диапазон условий [Criteria range], отметив курсором диапазон условий, включая ячейки с заголовками столбцов.
  3. Указать при необходимости место с результатами в поле Поместить результат в диапазон [Copy to], отметив курсором ячейку диапазона для размещения результатов фильтрации.
  4. Если нужно исключить повторяющиеся записи, поставить флажок в строке Только уникальные записи [Unique records only].

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

  1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
  2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
  3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

  1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
  2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
  3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

Фильтрация данных сводной таблицы

Сейчас в таблице отображаются данные о продажах по всем товарам и всем странам. Она напоминает результат перекрестного запроса, но далее вы убедитесь, как легко можно с ней манипулировать, отображая в ней разные данные. Например, она может быть очень легко изменена когда требуется посмотреть выборочно данные по отдельной стране или странам и некоторым товарам, т. е. по тем полям, которые отображаются в области фильтра, области строк и области столбцов.

Справа от названия каждого из этих полей видна небольшая стрелка вниз. Щелкните по этой стрелке в поле «Страна» (Country) в области фильтра. Появится небольшое окно со списком значений поля, которые присутствуют в исходных данных. По умолчанию у каждой страны установлен флажок (рис. 8.34).

Рис. 8.34. Выпадающий список значений поля

Сбросьте флажок у первой строки — Все (Аll), щелкнув по нему мышкой. Все флажки одновременно сбросятся. Затем установите его только у одной страны, например Бельгия, и нажмите кнопку ОК. Теперь ваша таблица отображает данные только по Бельгии. Под названием поля «Страна» (Country) отображается название выбранной страны.

Если нужно отобразить данные сразу для нескольких стран (но не всех), просто установите в списке значений флажки у этих стран. Данные в таблице опять изменятся, только, к сожалению, не видно, какие страны участвуют в выборке — под названием поля в области фильтра указывается просто несколько элементов (Multiple Items).

Однако таблицу можно настроить таким образом, чтобы она не позволяла делать множественный выбор в полях фильтра.[ Слово «полях» мы употребили не случайно, т. к. в этой области может быть несколько полей. ]

  1. Нажмите кнопку Свойства (Properties) на панели инструментов. При этом область фильтра с полем «Страна» должна быть выделенной. Появится диалоговое окно Свойства (Properties), которое отображает свойства поля «Страна». Оно содержит несколько вкладок.
  2. Раскройте вкладку Фильтр и группировка (Filter and Group) и сбросьте флажок Разрешить выделять несколько элементов в области фильтра (Allow selecting multiple items when in filter area) (рис. 8.35).

Рис. 8.35. Диалоговое окно Свойства

  1. Раскройте список значений поля «Страна» (Country). Теперь в списке значений полей отсутствуют флажки, и вы можете выбрать только одну страну (рис. 8.36).

Рис. 8.36. Окно значений поля с отключением множественного выбора

Теперь рассмотрим, как можно фильтровать отображаемые в таблице данные по значениям поля «Марка» (ProductName), которое находится в области строк.

Раскройте список значений поля, щелкнув по стрелке справа от названия поля. Сбросьте флажок Все (Аll) и установите флажки напротив нужных товаров. Нажмите кнопку ОК. Таблица стала намного короче, а в названии столбца появился значок фильтра (рис. 8.37).

Рис. 8.37. Сводная таблица с фильтром по товарам

Чтобы сбросить установленный фильтр, нажмите кнопку Автофильтр (AutoFilter) на панели инструментов. Обратите внимание, что при этом сбрасываются все фильтры, в том числе установленные в области фильтра. Последний установленный фильтр сохраняется, и если вы нажмете эту кнопку еще раз, то снова увидите отфильтрованные данные.

Можно установить фильтр и другими способами. Например, можно отобразить только те товары, которые принесли больше всего или меньше всего дохода. Проще всего для этого воспользоваться специальной кнопкой на панели инструментов.

  1. Сначала сбросьте все установленные фильтры, т. к. в противном случае фильтр будет накладываться на уже отфильтрованные данные.
  2. Выделите столбец «Марка», щелкнув по его заголовку.
  3. Нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items) на панели инструментов и выберите из списка элемент Показать только верхний элемент (Show Only the Top) и затем в поле Элементы — 10, как изображено на рис. 8.38. В таблице будет показано 10 строк, содержащих максимальное значение в поле «Общие итоги» (Grand Total).

Чтобы убрать этот фильтр, достаточно нажать ту же кнопку еще раз и выбрать элемент Показать все (Show All).

Кнопка Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Items) позволяет фильтровать данные, основываясь на значениях в области детальных и итоговых данных. Более гибко устанавливать фильтр можно, задавая значения в окне Свойства (Properties).

  1. Выделите область строк, щелкнув мышью по имени поля «Марка», затем раскройте вкладку Фильтр и группировка (Filter and Group) окна Свойства (Properties). Верхняя часть этой вкладки содержит поля, относящиеся к фильтрации данных в таблице, а нижняя — к группировке.

Рис. 8.38. Товары — лидеры продаж

  1. По умолчанию в таблице отображаются все значения (All items). Выберите из списка в поле Отображать (Display the) значение первые (Тор). В поле Элементы (Items) можно указать, какое количество значений выводить, а в поле На основе (Based on) — на основе какого поля отбирать записи. В списке предлагается на выбор два варианта: либо по значениям в поле «Сумма «Отпускная цена»» (Sum of ExtendedPrice), либо по порядку в исходном запросе. Во втором случае будут выведены строки с первыми по алфавиту названиями товаров, как показано на рис. 8.39.

Рис. 8.39. Фильтр для первых элементов сводной таблицы

Как пользоваться фильтрами в таблицах excel

Как поставить

Excel — мощная программа из пакета Microsoft, созданная для работы с таблицами. В ней удобно вести большой учет множества данных. И регулярно у пользователей возникает потребность быстро находить в файлах с тысячами данных те, которые отвечают определенному параметру. Для этого придется поставить фильтр в эксель-таблице.

Для начала работы необходимо выбрать одну, любую, ячейку внутри таблицы, открыть вкладку «Данные».

Затем нажать кнопку «Фильтр».

В заголовках столбцов появятся значки неиспользуемого отсева. Это означает, что осталось только установить нужные параметры, чтобы отсечь необходимую информацию.

Пошаговая инструкция: как поставить фильтр в эксель-таблице.

1. Нажать на значок в заголовке столбца.

Перед пользователем появится выпадающее окошко с перечислением всех значений в этом столбце.

2. Убрать лишние галочки, стоящие у параметров, которые пользователя не интересуют. Галочки останутся только у тех параметров, по которым необходимо провести поиск. После чего нажать «Ок».

3. Просмотреть результат — останутся только строки, соответствующие заданному параметру.

В диапазоне

Отсев в диапазоне применяется, когда необходимо отсечь информацию не по одному значению, а по определенному спектру. Он бывает числовым или текстовым, в зависимости от информации, которую содержит необходимый столбец.

Например, в рассматриваемом файле столбцы В и С имеют числовой отсев.

Чтобы установить диапазонный поиск, необходимо нажать значок в заголовке столбца, выбрать строку с наименованием отсева и необходимый способ установления диапазона, установить его и применить.

Например, в случае с числовым поиском этот порядок действий выглядит так:

1. Выбираем вид отсева.

2. Выбираем необходимый способ формирования диапазона, например, «больше» означает, что в результате появятся все значения, превышающие цифру, которую пользователь введет.

3. Ввести цифру, которая и станет границей для отсева, — выведены будут все значения больше нее.

4. Нажать «Ок» и оценить результат. В выбранном столбце останутся только значения, превышающие установленную границу.

Как задать несколько параметров

После того как информация отфильтрована по параметрам одного из столбцов, пользователь вправе продолжить отфильтровывать ее по остальным столбцам. Значений для отсева уже меньше, но результат станет более детальным.

Например, мы уже отфильтровали таблицу по условию «Страна» и оставили только товары российского происхождения.

Теперь необходимо дополнительно отделить товары стоимостью 100 рублей, для этого применяем отсев в разделе «Цена».

Нажимаем «Ок» и получаем только товары стоимостью 100 рублей, произведенные в России.

Как поставить расширенный поиск

Расширенный поиск позволяет отсеивать информацию сразу по нескольким условиям. Работая с ним, перед тем как поставить фильтр в таблице excel, необходимо подготовить саму таблицу — создать над ней поле из нескольких свободных строк и скопировать заголовки.

Затем в свободной строке под скопированными заголовками задать необходимые условия поиска. Например, необходимо найти товары, произведенные в России, проданные менеджером Ивановым, стоимостью менее 300 рублей.

После того как параметры корректно введены, необходимо снова открыть вкладку «Данные» и выбрать функцию «Дополнительно».

Перед пользователем появится окно, в котором ему предстоит заполнить две строки:

  • «Исходный диапазон» — это диапазон таблицы, информация которой подлежит фильтрации, то есть исходной таблицы. Его эксель введет автоматически;
  • «Диапазон условий» — это ячейки, из которых программа возьмет значения для отсева, — вторая таблица, которую мы создали сверху. Чтобы значения появились в строке окна, необходимо просто захватить две ее строки: с наименованием раздела и введенными значениями.

После того как оба диапазона сформированы, нажмите «Ок» и оцените результат.

Как удостовериться, поставлен ли фильтр

Чтобы узнать, установлен поиск данных или нет, необходимо взглянуть на строку с наименованием параметров — это первая строка. Если он есть, в каждой ячейке строки обнаружится небольшой значок.

Значком «1» обозначается столбец, в котором поиск установлен, но не применяется. Значком «2» обозначен уже примененный поиск.

Эксель позволяет снимать фильтры по отдельности — с каждого раздела, к которому они были применены, или со всего файла целиком.

Из столбца

Если к разделу применен отсев, для его снятия необходимо нажать на значок в заголовке и выбрать в выпавшем меню кнопку «Удалить фильтр из столбца».

Чтобы снять все имеющиеся отсевы со всех разделов одновременно, необходимо нажать на кнопку «Фильтр» во вкладке «Данные».

Читать еще:  Как сделать ячейку абсолютной в excel комбинация клавиш?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector