Как сделать уровни группировок в excel?

Как настроить группировку строк и столбцов в Excel

Редакторы пакета Microsoft Office обладают различными полезными функциями. И Excel не является исключением. Одной из таких функций является группировка данных.

Назначение

Основным предназначением группировки в Excel считается структурирование документа для удобства работы с ним или его просмотра. То есть, функция нужна, чтобы максимально удобно пользоваться документом и иметь возможность выделять или просматривать отдельные его компоненты. С помощью этой функции можно:

  • настроить отображение пунктов и подпунктов в документе;
  • оптимизировать пространство документа для упрощения его редактирования;
  • скрывать временно ненужные элементы.

Возможность удобна для реализации списков и упрощения внесения данных в какие-то таблицы.

Настройки группировки

Вопреки визуальному восприятию искать данную возможность нужно не в разделе «разметка». Расположенная там группировка позволяет переносить вложения документа вместе с ячейками. Оптимальное применение этого инструмента – связка ячейки и картинки. Необходимая пользователям группировка находится по следующему пути:

    1. Вкладка «Данные».
    2. Плитка «Структура»
    3. Кнопка «Группировать».

Фактические опции группировки в указанном разделе имеют следующий вид:

Здесь можно выставить конкретный стиль и точку отображения для сгруппированных элементов. Например, по конкретному показателю (дате) можно сгруппировать данные и отображать только этот показатель.

Кстати, кнопка «Применить стили» позволяет изменять стиль отображения. Удобно, если нужно распределить данные, придав им не только групповое, но и визуальное различие.

Создание группировки

Для того чтобы сгруппировать данные в пределах листа (в пределах книги выставить эту опцию нельзя) требуется пройти по указанному выше пути, выделив какой-то параметр. Делается это следующим образом:

  1. Выделяем в документе необходимый параметр.
  2. Открыть «данные» и на плитке «Структура» нажать «Группировать».
  3. Теперь потребуется выбрать одну из необходимых опций.

Группировка по строкам

В зависимости от форматирования таблицы можно добиваться разных результатов в документе. Чем сложнее таблица, тем очевиднее становится внешний вид группировки. Например, если требуется отображать дочерние подразделения конкретного крыла организации, то лучше использовать группировку по строкам. Таким образом первая строка будет отображать для начальников крупные подразделения, а вот меньшие подразделения будут доступны при разворачивании групп.

Группировка по столбцам

Она же группировка по колонкам. Позволяет проверять конкретные данные или их промежуточные значения. Например, в сгруппированной таблице предложены прибыли по кварталам. А вот за пределами осмотра (скрыто структурой) находится подробный отчёт по каждому кварталу (распределение по месяцам).

Примечание! Для удобства структуры, не нужно выделять крайний отображаемый элемент. В показанном примере в общую единицу собраны месяца, а вот квартал сохраняется вне разметки. Адреса строк сохраняются вне зависимости от свёрнутости или развернутости структуры.

Вложенные группы

Представляют собой обычные группы. В этом случае структура собирается по принципу снизу-вверх. То есть, сначала объединяются меньшие компоненты, а потом большие. Называют такую структуру многоуровневой группировкой. Следует визуально выделить общий параметр, который находится на верхнем уровне, а потом определить его структурные единицы. В конкретном примере это имеет вид:

Порядок добавления единиц не важен. Главное, чтобы сохранялась развёртка верхней единицы. В конкретном примере порядок создания структуры имел вид: группировка месяцев, после которой они были свёрнуты и сгруппированы уже кварталы. Таким образом, удалось добиться условной единицы «полугодие».

Примечание! В квартал входит 3 месяца, а в полугодие 6. При составлении таблицы для примера — это правило было нарушено. Здесь в квартал входит 4 месяца, а в полугодие 8, что является фактическим нарушением принятых норм.

Пока есть возможность определить наименьшую структурную единицу и разобрать, в какой элемент она входит, можно изменять структуру для оптимальной работы. Проблемой будет только удаление компонентов.

Удаление группировки

В примере выше допущено несколько грубых ошибок. Поэтому требуется удалить группировки и исправить ошибки. Удаляются эти структурные компоненты следующим образом:

  1. Выделить необходимый диапазон.
  2. Нажать разгруппировать.
  3. Выбрать «колонны» или «строки».
  4. Повторить необходимое количество раз.

Теперь можно внести необходимые исправления и повторить процедуру объединения компонентов для отображения.

Группировка строк и столбцов в Excel

Работать с большим количеством информации в Excel бывает сложно. Многочисленные строки сливаются при просмотре. Найти что-то в таком массиве практически нереально. Не говоря уж о том, чтобы редактировать таблицу или использовать данные из неё. Но можно объединить позиции, разбить их на отдельные списки или вовсе «спрятать». Разберитесь, как сделать группировку в Excel, чтобы структурировать или скрывать ряды. Они останутся в документе, но отображаться будут только тогда, когда вы на них нажмёте. Так вы сможете спокойно поработать с необходимыми ячейками, не отвлекаясь на не используемые характеристики.

Как сгруппировать объекты?

Вот как сгруппировать данные в Excel:

  1. Отметьте нужные ряды.
  2. Чтобы выделить множество позиций, находящихся рядом, кликните по первой и последней категории в диапазоне с зажатой клавишей Shift. Или «обведите» их курсором.
  3. Для охвата всей строки или колонки в Excel, нажмите на её номер или букву. Если вы собираетесь группировать ряд 23, выберите число «23» слева, если столбец F —символ «F» над таблицей.
  4. Несвязный диапазон (ячейки, которые располагаются далеко друг от друга) скомбинировать нельзя.
  5. После того как вы выбрали категории, откройте раздел «Данные» наверху окна.
  6. Найдите панель «Структура».
  7. Нажмите на маленькую чёрную стрелочку рядом с кнопкой «Группировать». Там будет нужная опция.
  8. Если вы выделили только строки или только столбцы, результат будет сразу.
  9. При работе с прямоугольной областью, программа спросит, к чему применять атрибут — к рядам или к колонкам. Можно сгруппировать и те и другие. Но данные позиции придётся объединять отдельно. Однако в группу попадёт не сам прямоугольник, а все ряды и столбики, входящие в него.
Читать еще:  Как сделать перевернутый текст в excel?

По завершении этих манипуляций наверху или слева от рабочей области Excel появится линия с пиктограммой в виде минуса. Это графическое обозначение соединённых категорий. Луч «охватывает» данные объекты и показывает, где они находятся.

Можно создавать сложные комбинации, вложенные друг в друга.

  1. Добавьте новую группу в уже существующую. Просто выделите любые строки или столбцы, которые уже находятся в ней, и нажмите «Группировать».
  2. Рядом с «главным» лучом появится другой — поменьше. Вверху слева от рабочей области отобразятся цифры. Это уровни. Первый обозначает родительскую структуру, второй — вложенную и так далее.
  3. Можно создать максимум восемь уровней.

Как скрыть сгруппированные объекты?

Вот как группировать в Excel и скрывать объекты:

  1. Объедините какие-нибудь строки.
  2. Слева от них появится луч с «минусом» в начале.
  3. Нажмите на иконку с минусом. Она превратится в плюс. И данные ряды свернутся.
  4. Чтобы развернуть их, опять кликните на начало луча.

Есть ещё один способ.

  1. Если вы создали в Excel множественную группировку с большим количеством структур, в области слева вверху появятся числа.
  2. Допустим, у вас семь уровней групп. Кликните на цифру «3». Четвёртый, пятый, шестой и седьмой подуровни свернутся.
  3. Чтобы раскрыть список, кликните на его номер.
  4. Если вы нажмёте на цифру «1», скроются все объединённые позиции.

Также это можно сделать на панели управления, на которой находится кнопка «Группировать»:

  1. Поставьте курсор-ячейку в какую-нибудь группу.
  2. Найдите в разделе «Структура» кнопки «Отобразить детали» и «Скрыть детали». Если вы кликните на первую, категория развернётся, если на вторую — свернётся.

Как убрать группировку?

Вот вы разобрались, как сгруппировать строки в Excel, и испробовали это на практике. Но как теперь убрать созданные комбинации, чтобы таблица выглядела нормально, и отображался весь текст? Просто следуйте инструкции.

  1. Выделите скомбинированные категории.
  2. На панели «Структура» нажмите «Разгруппировать».
  3. Если вы отметите только один ряд, он будет исключён из группы. А категория, в которой он находился, разделится надвое.
  4. Чтобы убрать сразу все комбинации, кликните «Удалить структуру». Они исчезнут из документа.

Промежуточный итог

Колонки можно группировать при помощи специальной функции Excel «Промежуточный итог». Она создаёт структуры и подсчитывает значения внутри их. Разберёмся на примере.

  1. Допустим, в таблице, в которой находятся данные по продажам костюмов, есть столбцы «Наименование товара», «Размер», «Количество на складе» и «Цена».
  2. Отсортируйте пункты в сетке по названию товара. Например, в строки 2–13 забейте информацию по категории «Серые пиджаки», в 14–27 — «Белые рубашки» и тому подобное.
  3. Выделите все столбики.
  4. В меню «Данные» на панели «Структура» нажмите «Промежуточный итог». Откроется окно с несколькими полями.
  5. Откройте выпадающий список «При каждом изменении в». Там будут все ваши категории. Выберите «Наименование товара». Так система объединит все строки с одинаковыми названиями. Если вы всё отсортировали, будут группы «Пиджаки», «Рубашки» и так далее.
  6. В разделе «Добавить итоги по» поставьте галочку в «На складе».
  7. В списке «Операция» выберите «Сумма».
  8. Нажмите «OK».
  9. Информация будет разделена на группу по категориям «Наименование». Под каждой структурой появится подсчёт: общее количество того или иного товара на складе.
  10. Если вы отметите в области «Добавить итоги по», к примеру, цену, Excel укажет отдельно стоимость пиджаков и рубашек.
  11. Так можно подсчитать количество каких-то позиций, среднее арифметическое, производное, смещённое отклонение и даже дисперсию. Все функции доступны в выпадающем списке «Операция».
  12. Чтобы избавиться от этих структур, в окне «Промежуточные итоги» нажмите «Убрать всё».

В Excel можно группировать ряды и колонки, объединять их в различные категории, создавать вложенные списки. Также есть функция расчёта промежуточных итогов.

А вы когда-нибудь пользовались этой опцией?

Группировка данных в сводной таблице

Группировка в сводных таблицах (831,4 KiB, 1 018 скачиваний)

Основное предназначение сводной таблицы — анализ данных. И для этого она снабжена достаточным довольно обширным функционалом, включая группировку элементов. Для чего она нужна. Предположим, имеется таблица примерно такого вида:

И необходимо проанализировать данные в разрезе месяца или квартала или на основании групп артикулов с определенным шагом.

ГРУППИРОВКА ДАТЫ И ВРЕМЕНИ
Если необходимо просмотреть суммарную стоимость предложений по кварталам, то пригодиться группировка по датам.

  1. Выделить любую ячейку нужного поля из области строк или столбцов и щелкнуть правой кнопкой мыши;
  2. Выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) ;
  3. В поле Начиная с (Starting at) ввести начальную дату для группы;
  4. В поле по (Ending at) ввести конечную дату для группы;
  5. В поле с шагом (By) выбрать диапазон группировки: секунды, минуты, часы, дни, месяцы, кварталы, годы (seconds, minutes, hours, days, months, quarters, years) ;
  6. Нажать OK

ГРУППИРОВКА ЧИСЛОВЫХ ПОЛЕЙ
Может пригодиться для группировки по занятым местам или по ценам предложений. Например, можно отобрать все предложения от 110 000р до 130 000р с шагом 10 000р. В данном случае получим таблицу, в которой будут интересующие предложения из указанного диапазона, разбитые с нужным шагом. Если какие значения превышают указанную сумму(130 000р), то будет отдельная группа: >130000, если меньше:

Читать еще:  Как сделать в excel разделение ячейки в?

Что делать, если данные не группируются
При группировке дат и числовых полей есть небольшой нюанс: иногда, при наличии дат или чисел в ячейках и вызове группировки можно получить сообщение «Выделенные объекты нельзя объединить в группу.«:

И вроде бы в ячейках даты/числа и все равно. В данном случае следует проверить — а действительно ли числа это числа, а даты — даты? Потому как бывает и так, что выглядят в ячейках данные как числа или даты, а на деле это просто текст. В большинстве случаев Excel подсвечивает такие ячейки зелеными треугольничками в левом верхнем углу:

В этом случае все просто: находим самую первую ячейку с таким треугольничком и выделяем все нижестоящие ячейки(до конца таблицы(Ctrl+Shift+стрелка вниз)). После чего прокручиваем лист обратно к этой ячейке, нажимаем на значок с воскл.знаком левее ячейки и в раскрывшемся меню выбираем Преобразовать в число(дату).

После этого обязательно необходимо перейти в сводную таблицу и обновить её(выделить любую ячейку сводной таблицы→Правая кнопка мыши→Обновить (Refresh) или вкладка Данные (Data) →Обновить все (Refresh all) →Обновить (Refresh) ). Вполне возможно, что это действие придется повторить еще один-два раза.

Но может быть и так, что зеленых треугольников нет, а группировка не работает. Для начала следует убедиться, что в столбце нет ячеек с явным текстом, а так же ячеек с пробелами. По хорошему — пустые ячейки тоже лучше убрать или заменить нолями. Опять обновить пару раз сводную.

Если после этого группировка все равно отказывается работать — значит где-то еще есть числа/даты, записанные как текст. Но они могут быть не подсвечены зеленым треугольником. Такое поведение часто наблюдается в файлах, выгруженных из 1С или иных программ. Часто побеждают это очень упорным трудом: выделяют ячейку, жмут F2(чтобы войти в режим редактирования ячейки) и Enter. Тогда Excel преобразует дату/число в настоящие дату/число. Но если таких ячеек хотя бы 100 — это уже не на пару минут рутины. Благо, все это можно сделать за пару секунд. Чтобы быстро преобразовать ячейки с датами/числами, записанными как текст в реальные даты/число необходимо:

  • скопировать любую пустую ячейку на листе
  • выделить все ячейки с датами/числами
  • правая кнопка мыши -Специальная вставка (Paste Special) -в окне выбрать Значения (Values) , операция — Сложить (Multiply)
  • ОК

Excel автоматом преобразует даты и числа в нормальные данные. Возможно, придется заново задать формат датам — но это уже совершенно не сложно: правая кнопка мыши —Формат ячеек (Format Cells) -Дата (Date) .
Про другие возможности Специальной вставки можно прочитать в этой статье: Как быстро умножить/разделить/сложить/вычесть из множества ячеек одно и то же число?

ГРУППИРОВКА ТЕКСТОВЫХ ПОЛЕЙ ИЛИ ОТДЕЛЬНЫХ ЭЛЕМЕНТОВ

  1. Выделить ячейку из области строк или столбцов с одним из элементов поля для группировки;
  2. Удерживая CTRL или SHIFT выделить другие элементы (ячейки) этого поля;
  3. Щелкнуть правой кнопкой по любой выделенной ячейке и выбрать из контекстного меню пункт Группировать (Group) или на вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Группа по выделенному (Group Selection);

  4. При необходимости задать свое имя группе

В полях с уровнями можно группировать только элементы, имеющие одинаковые подуровни. Например, если в поле есть два уровня «Страна» и «Город», нельзя сгруппировать города из разных стран.

ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ГРУППЫ ПО УМОЛЧАНИЮ
При группировке элементов Excel задает имена групп по умолчанию, например Группа1 (Group1) для выбранных элементов или Кв-л1 (Qtr1) для квартала 1(если работаем с датами). Задать группе более понятное имя совсем несложно:

    1. Выделить имя группы;
    2. Нажать клавишу F2;
    3. Ввести новое имя группы.

  1. Выделить группу элементов, которые требуется разгруппировать;
  2. На вкладке Параметры (Options) в группе Группировать (Group) нажать кнопку Разгруппировать (Ungroup) (или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню пункт Разгруппировать (Ungroup) ).

Для числовых полей или полей даты и времени все группы для поля будут разгруппированы. При выборе групп будут разгруппированы только выбранные элементы, а поле группы не будет удалено из списка полей сводной таблицы, пока все группы в поле не будут удалены.

  1. Для источников данных OLAP (Online Analytical Processing), не поддерживающих инструкцию CREATE SESSION CUBE, группировка элементов невозможна.
  2. При наличии одного или нескольких сгруппированных элементов использовать команду Преобразование в формулы (ПараметрыСервисСредства OLAP) невозможно. Перед использованием этой команды необходимо сначала удалить сгруппированные элементы.
  3. Для быстрой работы c группами данных надо выделить ячейки в области названий строк или столбцов сводной таблицы, щелкнуть правой кнопкой мыши на любой из выделенных ячеек и выбрать Развернуть/Cвернуть (Expand/Collapse)

Так же см.:
[[Общие сведения о сводных таблицах]]
[[Сводная таблица из нескольких листов]]

Читать еще:  Как сделать тренд в excel 2013?

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

Поиск по меткам

Можно ли добавить дополнительные «Промежуточные итоги» для сводной таблицы, содержащей большую структуру — столбцов.
Так, чтобы эти дополнительные итоги — показывали итоги по каждой структуре.
Например, есть сводная таблица по месяцам продаж (строки) по Магазинам, Маркам, Цветам товара (столбцы).

Хотелось бы увидеть в столбцах: Общие итоги (+), Итоги по Магазину (+), Итоги по Марке (- не дает, только внутри каждого магазина), Итоги по Цвету (+), Итоги по Магазину-Марке(+), Итоги по Марке-Цвету(- не дает), Итоги по Магазину -Цвету (не дает).

Итого 7 итогов: 4 могу сделать, а 3 не получается ( в одной таблице). Приходится делать надстройку поверх Сводной.

Поделитесь своим мнением

Комментарии, не имеющие отношения к комментируемой статье, могут быть удалены без уведомления и объяснения причин. Если есть вопрос по личной проблеме — добро пожаловать на Форум

Группы и промежуточные итоги в Excel

Листы Excel, содержащие большой объем информации, иногда могут выглядеть перегруженными и даже трудночитаемыми. Excel позволяет группировать данные, чтобы с легкостью скрывать и показывать различные разделы листа. К тому же Вы можете обобщить различные группы при помощи команды Промежуточный итог и придать структуру рабочему листу Excel. В этом уроке мы рассмотрим оба этих инструмента максимально подробно и на наглядных примерах.

Группировка строк и столбцов в Excel

  1. Выделите строки или столбцы, которые необходимо сгруппировать. В следующем примере мы выделим столбцы A, B и C.
  2. Откройте вкладку Данные на Ленте, затем нажмите команду Группировать.
  3. Выделенные строки или столбцы будут сгруппированы. В нашем примере это столбцы A, B и C.

Чтобы разгруппировать данные в Excel, выделите сгруппированные строки или столбцы, а затем щелкните команду Разгруппировать.

Как скрыть и показать группы

  1. Чтобы скрыть группу в Excel, нажмите иконку Скрыть детали (минус).
  2. Группа будет скрыта. Чтобы показать скрытую группу, нажмите иконку Показать детали (плюс).

Подведение итогов в Excel

Команда Промежуточный итог позволяет автоматически создавать группы и использовать базовые функции, такие как СУММ, СЧЁТ и СРЗНАЧ, чтобы упростить подведение итогов. Например, команда Промежуточный итог способна вычислить стоимость канцтоваров по группам в большом заказе. Команда создаст иерархию групп, также называемую структурой, чтобы упорядочить информацию на листе.

Ваши данные должны быть правильно отсортированы перед использованием команды Промежуточный итог, Вы можете изучить серию уроков Сортировка данных в Excel, для получения дополнительной информации.

Создание промежуточного итога

В следующем примере мы воспользуемся командой Промежуточный итог, чтобы определить сколько заказано футболок каждого размера (S, M, L и XL). В результате рабочий лист Excel обретет структуру в виде групп по каждому размеру футболок, а затем будет подсчитано общее количество футболок в каждой группе.

  1. Прежде всего отсортируйте данные, для которых требуется подвести итог. В этом примере мы подводим промежуточный итог для каждого размера футболок, поэтому информация на листе Excel должна быть отсортирована по столбцу Размер от меньшего к большему.
  2. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
  3. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Из раскрывающегося списка в поле При каждом изменении в, выберите столбец, который необходимо подытожить. В нашем случае это столбец Размер.
  4. Нажмите на кнопку со стрелкой в поле Операция, чтобы выбрать тип используемой функции. Мы выберем Количество, чтобы подсчитать количество футболок, заказанных для каждого размера.
  5. В поле Добавить итоги по выберите столбец, в который необходимо вывести итог. В нашем примере это столбец Размер.
  6. Если все параметры заданы правильно, нажмите ОК.
  7. Информация на листе будет сгруппирована, а под каждой группой появятся промежуточные итоги. В нашем случае данные сгруппированы по размеру футболок, а количество заказанных футболок для каждого размера указано под соответствующей группой.

Просмотр групп по уровням

При подведении промежуточных итогов в Excel рабочий лист разбивается на различные уровни. Вы можете переключаться между этими уровнями, чтобы иметь возможность регулировать количество отображаемой информации, используя иконки структуры 1, 2, 3 в левой части листа. В следующем примере мы переключимся между всеми тремя уровнями структуры.

Хоть в этом примере представлено всего три уровня, Excel позволяет создавать до 8 уровней вложенности.

  1. Щелкните нижний уровень, чтобы отобразить минимальное количество информации. Мы выберем уровень 1, который содержит только общее количество заказанных футболок.
  2. Щелкните следующий уровень, чтобы отобразить более подробную информацию. В нашем примере мы выберем уровень 2, который содержит все строки с итогами, но скрывает остальные данные на листе.
  3. Щелкните наивысший уровень, чтобы развернуть все данные на листе. В нашем случае это уровень 3.

Вы также можете воспользоваться иконками Показать или Скрыть детали, чтобы скрыть или отобразить группы.

Удаление промежуточных итогов в Excel

Со временем необходимость в промежуточных итогах пропадает, особенно, когда требуется иначе перегруппировать данные на листе Excel. Если Вы более не хотите видеть промежуточные итоги, их можно удалить.

  1. Откройте вкладку Данные, затем нажмите команду Промежуточный итог.
  2. Откроется диалоговое окно Промежуточные итоги. Нажмите Убрать все.
  3. Все данные будут разгруппированы, а итоги удалены.

Чтобы удалить только группы, оставив промежуточные итоги, воспользуйтесь пунктом Удалить структуру из выпадающего меню команды Разгруппировать.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector