Сложные таблицы в excel как сделать

Создание сводной таблицы для анализа данных листа

В этом курсе:

Сводная таблица — это эффективный инструмент для вычисления, сведения и анализа данных, который упрощает поиск сравнений, закономерностей и тенденций.

Создание сводной таблицы

Выделите ячейки, на основе которых вы хотите создать сводную таблицу.

Примечание: Ваши данные не должны содержать пустых строк или столбцов. Они должны иметь только однострочный заголовок.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В разделе Выберите данные для анализа установите переключатель Выбрать таблицу или диапазон.

В поле Таблица или диапазон проверьте диапазон ячеек.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист, чтобы поместить сводную таблицу на новый лист. Можно также выбрать вариант На существующий лист, а затем указать место для отображения сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК.

Настройка сводной таблицы

Чтобы добавить поле в сводную таблицу, установите флажок рядом с именем поля в области Поля сводной таблицы.

Примечание: Выбранные поля будут добавлены в области по умолчанию: нечисловые поля — в область строк, иерархии значений дат и времени — в область столбцов, а числовые поля — в область значений.

Чтобы переместить поле из одной области в другую, перетащите его в целевую область.

Данные должны быть представлены в виде таблицы, в которой нет пустых строк или столбцов. Рекомендуется использовать таблицу Excel, как в примере выше.

Таблицы — это отличный источник данных для сводных таблиц, так как строки, добавляемые в таблицу, автоматически включаются в сводную таблицу при обновлении данных, а все новые столбцы добавляются в список Поля сводной таблицы. В противном случае необходимо либо изменить исходные данные для сводной таблицы, либо использовать динамический диапазон с именованной формулой.

Все данные в столбце должны иметь один и тот же тип. Например, не следует вводить даты и текст в одном столбце.

Сводные таблицы применяются к моментальному снимку данных, который называется кэшем, а фактические данные не изменяются.

Создание сводной таблицы

Если у вас недостаточно опыта работы со сводными таблицами или вы не знаете, с чего начать, лучше воспользоваться рекомендуемой сводной таблицей. При этом Excel определяет подходящий макет, сопоставляя данные с наиболее подходящими областями в сводной таблице. Это позволяет получить отправную точку для дальнейших экспериментов. После создания рекомендуемой сводной таблицы вы можете изучить различные ориентации и изменить порядок полей для получения нужных результатов.

Вы также можете скачать интерактивный учебник Создание первой сводной таблицы.

Рекомендуемые сводные таблицы

Создание сводной таблицы вручную

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Рекомендуемые сводные таблицы.

«Рекомендуемые сводные таблицы» для автоматического создания сводной таблицы» />

Excel проанализирует данные и предоставит несколько вариантов, как в этом примере:

Выберите сводную таблицу, которая вам понравилась, и нажмите кнопку ОК. Excel создаст сводную таблицу на новом листе и выведет список Поля сводной таблицы.

Щелкните ячейку в диапазоне исходных данных и таблицы.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

Если вы используете Excel для Mac 2011 или более ранней версии, кнопка «Сводная таблица» находится на вкладке Данные в группе Анализ.

Появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором указан ваш диапазон или имя таблицы. В этом случае мы используем таблицу «таблица_СемейныеРасходы».

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области имя поля установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область строк , поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля добавляются в область значений . Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Чтобы изменить вычисление по умолчанию, сначала щелкните стрелку справа от имени поля и выберите параметр Параметры поля .

Затем измените функцию в разделе Суммировать по. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить это имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Число. .

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Суммировать по обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно выбрать пункт Найти (в меню «Изменить»), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения также можно выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля на вкладке Дополнительные вычисления.

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, щелкните значение правой кнопкой мыши и выберите команду Параметры поля, а затем настройте параметры Суммировать по и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить одну сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить. При наличии нескольких сводных таблиц сначала выберите любую ячейку в любой сводной таблице, а затем на ленте откройте вкладку Анализ сводной таблицы, щелкните стрелку под кнопкой Обновить и выберите команду Обновить все.

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу Delete. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Теперь вы можете вставить сводную таблицу в электронную таблицу в Excel в Интернете.

Важно: Не рекомендуется создавать сводные таблицы и работать над ними в электронной таблице одновременно с другими пользователями.

Выделите таблицу или диапазон в электронной таблице.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.

В Excel появится диалоговое окно Создание сводной таблицы, в котором будет указан ваш диапазон или имя таблицы.

В разделе Укажите, куда следует поместить отчет сводной таблицы установите переключатель На новый лист или На существующий лист. При выборе варианта На существующий лист вам потребуется указать ячейку для вставки сводной таблицы.

Примечание: Указанная ячейка должна находиться за пределами таблицы или диапазона.

Нажмите кнопку ОК. Excel создаст пустую сводную таблицу и выведет список Поля сводной таблицы.

В верхней части области поля сводной таблицы установите флажок для поля, которое вы хотите добавить в сводную таблицу. По умолчанию нечисловые поля добавляются в область » строки «, поля даты и времени добавляются в область столбцов , а числовые поля — в область » значения «. Вы также можете вручную перетащить любой доступный элемент в любое поле сводной таблицы или если вы больше не хотите использовать элемент в сводной таблице, просто перетащите его из списка полей или снимите флажок. Возможность изменить порядок элементов полей — это одна из функций сводной таблицы, которая делает ее более удобной для быстрого изменения внешнего вида.

Список полей сводной таблицы

Соответствующие поля в сводной таблице

По умолчанию поля сводной таблицы, помещаемые в область значений , будут отображаться в виде суммы. Если приложение Excel интерпретирует данные как текст, оно будет отображаться как количество. Поэтому важно убедиться, что вы не намерены смешивать типы данных для полей значений. Вы можете изменить вычисление по умолчанию, щелкнув стрелку справа от имени поля, а затем выбрав параметр Параметры поля значения .

Читать еще:  Как сделать кривую производственных возможностей в excel?

Затем измените функцию в разделе Операция. Обратите внимание на то, что при изменении метода вычисления Excel автоматически добавляет его название в раздел Пользовательское имя (например, «Сумма по полю имя_поля»), но вы можете изменить имя. Чтобы изменить числовой формат для всего поля, нажмите кнопку Числовой формат.

Совет: Так как при изменении способа вычисления в разделе Операция обновляется имя поля сводной таблицы, не рекомендуется переименовывать поля сводной таблицы до завершения ее настройки. Вместо того чтобы вручную изменять имена, можно нажать кнопку Найти и заменить (CTRL+H), в поле Найти ввести Сумма по полю, а поле Заменить оставить пустым.

Значения можно также выводить в процентах от значения поля. В приведенном ниже примере мы изменили сумму расходов на % от общей суммы.

Вы можете настроить такие параметры в диалоговом окне Параметры поля значений на вкладке Дополнительные вычисления.

диалоговое окно «Дополнительные вычисления»» />

Отображение значения как результата вычисления и как процента

Просто перетащите элемент в раздел Значения дважды, а затем настройте параметры Операция и Дополнительные вычисления для каждой из копий.

При добавлении новых данных в источник необходимо обновить все основанные на нем сводные таблицы. Чтобы обновить сводную таблицу, можно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте ее диапазона и выбрать команду Обновить

Если вы создали сводную таблицу и решили, что она больше не нужна, можно просто выделить весь диапазон сводной таблицы, а затем нажать клавишу DELETE. Это не повлияет на другие данные, сводные таблицы и диаграммы вокруг него. Если сводная таблица находится на отдельном листе, где больше нет нужных данных, вы можете просто удалить этот лист. Так проще всего избавиться от сводной таблицы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Get expert help now

Don’t have time to figure this out? Our expert partners at Excelchat can do it for you, 24/7.

Как создать таблицу в Excel — пошаговая инструкция

Microsoft Excel — великолепная программа для создания электронных таблиц, сложных расчётов и контроля за статистическими сведениями. С помощью приложения пользователь может не только посчитать проценты или построить график по формуле, но и выполнить множество других манипуляций с числами. Как самостоятельно построить таблицу в Excel — попробуем разобраться.

Как сделать таблицу в Экселе?

Сделать таблицу в Майкрософт Эксель можно двумя способами: вручную, пошагово следуя приведённым ниже рекомендациям, и автоматически. Чтобы создать сводный список данных, не потребуется смотреть обучающие видео; справиться с задачей, как и зафиксировать строку в Excel, сможет любой чайник.

Важно: перед тем как начинать пользоваться программой, следует подготовить сведения для заполнения — юзер может вставить любое значение в любое свободное поле, но лучше заранее представлять себе «габариты» и сложность требуемой таблицы.

Автоматически

Эксель может начертить таблицу в полностью автоматическом режиме; для этого начинающему пользователю понадобится:

  • Открыть лист Майкрософт Эксель, перейти на вкладку «Вставка» и нажать на кнопку «Таблица».

  • Очертить указателем мыши приблизительные границы заготовки (пользователь может создать «неточную» таблицу, а затем расширить её) и нажать на кнопку «ОК» диалогового окошка.

  • Если нужно — разрешить добавление к списку данных заголовков. Для этого достаточно установить галочку в нужном чекбоксе — это так же просто, как научиться делать диаграммы в Excel.

  • На листе Экселя появится готовая таблица.

  • Теперь нужно задать названия столбцов, щёлкая по каждому из них и вписывая в формульной строке необходимую информацию.

  • До тех пор, пока все заголовки не окажутся на своих местах.

  • Отлично! Пользователь научился делать автоматические таблицы Excel. Остаётся заполнить пустые поля числами и начать работать с информацией.

В ручном режиме

Можно создавать таблицы и вручную — это почти так же быстро и куда легче, чем построить график в Экселе. Чтобы нарисовать таблицу блок данных своими силами, начинающий пользователь должен:

  • В любом месте листа Excel вписать в ячейках подготовленные данные.

  • Найти на вкладке «Главная» выпадающий список «Границы» и выбрать в нём параметр «Все границы».

  • После чего убедиться, что программа прорисовала на листе все необходимые для формирования таблицы линии.

Важно: юзер может пойти и другим путём — сначала разметить место под таблицу, а затем внести в очерченные ячейки свои данные.

Оформление таблицы в Excel

Ниже будет приведено несколько советов по оформлению созданной в Экселе таблицы; эти рекомендации в равной степени пригодятся и опытному, и начинающему пользователю, желающему работать с программой с наибольшей отдачей — и делать не только эргономичные, но и красивые блоки данных.

Изменение цвета ячеек

Чтобы придать ячейкам построенной в Excel таблицы большую привлекательность, можно задать им разные оттенки. Делается это просто:

  • Пользователь выделяет требуемые блоки.

  • Находит на вкладке «Главная» выпадающее меню «Заливка» и выбирает для строк, столбцов и отдельных квадратиков приглянувшиеся цвета.

Совет: вернуть всё «как было» можно, снова вызвав выпадающее меню и кликнув по параметру «Нет заливки».

Изменение высоты и ширины ячеек

Чтобы изменить в таблице Эксель высоту строки или ширину столбца, начинающему юзеру понадобится:

  • Выделить на листе Excel требуемую строку.

  • Щёлкнуть по её порядковому номеру правой клавишей мыши, выбрать пункт «Высота строки».

  • И задать в диалоговом окошке требуемое значение.

  • То же проделать для вертикальных рядов данных — только вместо «Высоты строки» кликнуть по пункту «Ширина столбца».

  • Пользователь может устанавливать по горизонтали и вертикали любые значения в пределах разумного; чтобы вернуться к исходным, достаточно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl + Z.

Изменение начертания и размера шрифта

Чтобы настроить эти параметры, автор таблицы в Экселе, желающий сделать самое красивое представление данных, должен:

  • Выделить на листе Excel нужные ячейки, строки или столбцы, на вкладке «Главная» в выпадающем списке подобрать оптимальное начертание символов.

  • Рядом, пользуясь кнопками B и I, определить, должен ли шрифт быть полужирным или наклонным.

  • И установить размер символов — кликнув по нужному в выпадающем списке или воспользовавшись кнопками «Больше/Меньше».

Важно: сбросить изменения можно, установив для ранее корректированных ячеек те же параметры шрифта, что и для оставшихся без изменений.

Выравнивание надписей

Задать положение в тексте ячейки по высоте и ширине можно следующим образом:

  • Выделить нужные области таблицы Экселя правой клавишей мыши и в открывшемся контекстном меню выбрать параметр «Формат ячеек».

  • На вкладке «Выравнивание» отметить в выпадающих списках способ привязки текста к центральной точке.

Важно: ячейки, оставшиеся невыделенными, отцентрированы не будут — пользователю придётся повторять для них все манипуляции с начала.

Изменение стиля таблицы

Сменить стиль можно только для созданной автоматически таблицы Эксель; юзер, решивший построить её вручную, вынужден будет «подгонять» параметры шрифта, заливку ячеек, выравнивание и другие характеристики, чтобы добиться схожести с оригинальной «заготовкой».

Чтобы сменить стиль в Excel, нужно:

  • Переключиться на вкладку «Конструктор».

  • Отметить галочками, должны ли быть выделены жирным первый и последний столбцы.

  • Нужна ли под таблицей строка результатов — и выбрать другие содержащиеся на вкладке параметры.

  • А открыв расположенное тут же выпадающее меню «Стили», владелец компьютера сможет выбрать один из нескольких десятков полностью готовых шаблонов — и применить его одним щелчком мыши.

Вопросы от чайников

Как видно из приведённых примеров, построить таблицу в Экселе очень просто; в заключение будут даны ответы на самые часто встречающиеся вопросы от начинающих пользователей.

Как добавить столбец или строку?

Чтобы добавить строку или столбец в автоматически созданной таблице Excel, следует:

  • Для столбца — выделить заголовок правой клавишей мыши и выбрать в открывшемся меню опцию «Столбцы справа/слева».

  • Для строки — выделить всю строку, лежащую ниже планируемой, и, аналогичным образом вызвав выплывающее меню, найти параметр «Строки выше».

  • Если таблица создавалась вручную, пользователю достаточно будет выделить новый диапазон и, снова раскрыв меню «Границы», придать ему тот же вид, что у ранее созданных. Перенос данных в этом случае осуществляется посредством копирования и вставки.
Читать еще:  Как сделать структуру в excel 2013?

Как посчитать сумму в таблице?

Чтобы найти сумму данных в таблице Эксель, нужно:

  • Выделить соответствующий столбец, перейти на вкладку «Главная» и нажать на кнопку «Автосумма».

  • Соответствующие значения могут быть рассчитаны программой для каждого столбца и каждой строки исходной таблицы.

Порядок вычисления суммы в таблицах Excel, созданных автоматически, ничем не отличается от описанного выше.

Как отсортировать данные в таблице?

Для автоматической сортировки сведений, содержащихся в таблице Эксель, следует:

  • Выделить мышью столбец, открыть выпадающее меню «Сортировка».

  • Далее выбрать один из простых вариантов обработки данных (в возрастающем или убывающем порядке) или, включив «Настраиваемую сортировку», задать в новом окне параметры выборки: номер столбца.

  • И порядок: прямой или обратный.

Важно: в таблице Excel, созданной автоматически, юзер сможет вызвать сортировку непосредственно в контекстных меню столбцов.

Как вставить изображение в таблицу?

Чтобы добавить картинку в таблицу Эксель, потребуется перейти на вкладку «Вставка» и кликнуть по кнопке «Рисунки», после чего выбрать требуемый файл.

Пользователь, решивший создать таблицу своими силами, сможет отрегулировать размер, положение и другие параметры рисунка, выделив его щелчком мыши и автоматически перейдя на вкладку «Формат».

Подводим итоги

Сделать таблицы в Excel удастся как в автоматическом, так и в ручном режиме. Пользователь может свободно изменять начертание и размер шрифта, цвет заливки ячеек и другие параметры оформления данных. Чтобы автоматически посчитать сумму по столбцу или строке или отсортировать содержащиеся в таблице числа, достаточно воспользоваться соответствующими кнопками на вкладке «Главная».

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

Пользователи создают сводные таблицы для анализа, суммирования и представления большого объема данных. Такой инструмент Excel позволяет произвести фильтрацию и группировку информации, изобразить ее в различных разрезах (подготовить отчет).

Исходный материал – таблица с несколькими десятками и сотнями строк, несколько таблиц в одной книге, несколько файлов. Напомним порядок создания: «Вставка» – «Таблицы» – «Сводная таблица».

А в данной статье мы рассмотрим, как работать со сводными таблицами в Excel.

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

Первый этап – выгрузить информацию в программу Excel и привести ее в соответствие с таблицами Excel. Если наши данные находятся в Worde, мы переносим их в Excel и делаем таблицу по всем правилам Excel (даем заголовки столбцам, убираем пустые строки и т.п.).

Дальнейшая работа по созданию сводной таблицы из нескольких файлов будет зависеть от типа данных. Если информация однотипная (табличек несколько, но заголовки одинаковые), то Мастер сводных таблиц – в помощь.

Мы просто создаем сводный отчет на основе данных в нескольких диапазонах консолидации.

Гораздо сложнее сделать сводную таблицу на основе разных по структуре исходных таблиц. Например, таких:

Первая таблица – приход товара. Вторая – количество проданных единиц в разных магазинах. Нам нужно свести эти две таблицы в один отчет, чтобы проиллюстрировать остатки, продажи по магазинам, выручку и т.п.

Мастер сводных таблиц при таких исходных параметрах выдаст ошибку. Так как нарушено одно из главных условий консолидации – одинаковые названия столбцов.

Но два заголовка в этих таблицах идентичны. Поэтому мы можем объединить данные, а потом создать сводный отчет.

  1. В ячейке-мишени (там, куда будет переноситься таблица) ставим курсор. Пишем = — переходим на лист с переносимыми данными – выделяем первую ячейку столбца, который копируем. Ввод. «Размножаем» формулу, протягивая вниз за правый нижний угол ячейки.
  2. По такому же принципу переносим другие данные. В результате из двух таблиц получаем одну общую.
  3. Теперь создадим сводный отчет. Вставка – сводная таблица – указываем диапазон и место – ОК.

Открывается заготовка Сводного отчета со Списком полей , которые можно отобразить.

Покажем, к примеру, количество проданного товара.

Можно выводить для анализа разные параметры, перемещать поля. Но на этом работа со сводными таблицами в Excel не заканчивается: возможности инструмента многообразны.

Детализация информации в сводных таблицах

Из отчета (см.выше) мы видим, что продано ВСЕГО 30 видеокарт. Чтобы узнать, какие данные были использованы для получения этого значения, щелкаем два раза мышкой по цифре «30». Получаем детальный отчет:

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

Если мы изменим какой-либо параметр в исходной таблице либо добавим новую запись, в сводном отчете эта информация не отобразится. Такое положение вещей нас не устраивает.

Курсор должен стоять в любой ячейке сводного отчета.

Правая кнопка мыши – обновить.

Чтобы настроить автоматическое обновление сводной таблицы при изменении данных, делаем по инструкции:

  1. Курсор стоит в любом месте отчета. Работа со сводными таблицами – Параметры – Сводная таблица.
  2. Параметры.
  3. В открывшемся диалоге – Данные – Обновить при открытии файла – ОК.

Изменение структуры отчета

Добавим в сводную таблицу новые поля:

  1. На листе с исходными данными вставляем столбец «Продажи». Здесь мы отразим, какую выручку получит магазин от реализации товара. Воспользуемся формулой – цена за 1 * количество проданных единиц.
  2. Переходим на лист с отчетом. Работа со сводными таблицами – параметры – изменить источник данных. Расширяем диапазон информации, которая должна войти в сводную таблицу.

Если бы мы добавили столбцы внутри исходной таблицы, достаточно было обновить сводную таблицу.

После изменения диапазона в сводке появилось поле «Продажи».

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

Иногда пользователю недостаточно данных, содержащихся в сводной таблице. Менять исходную информацию не имеет смысла. В таких ситуациях лучше добавить вычисляемое (пользовательское) поле.

Это виртуальный столбец, создаваемый в результате вычислений. В нем могут отображаться средние значения, проценты, расхождения. То есть результаты различных формул. Данные вычисляемого поля взаимодействуют с данными сводной таблицы.

Инструкция по добавлению пользовательского поля:

  1. Определяемся, какие функции будет выполнять виртуальный столбец. На какие данные сводной таблицы вычисляемое поле должно ссылаться. Допустим, нам нужны остатки по группам товаров.
  2. Работа со сводными таблицами – Параметры – Формулы – Вычисляемое поле.
  3. В открывшемся меню вводим название поля. Ставим курсор в строку «Формула». Инструмент «Вычисляемое поле» не реагирует на диапазоны. Поэтому выделять ячейки в сводной таблице не имеет смысла. Из предполагаемого списка выбираем категории, которые нужны в расчете. Выбрали – «Добавить поле». Дописываем формулу нужными арифметическими действиями.
  4. Жмем ОК. Появились Остатки.

Группировка данных в сводном отчете

Для примера посчитаем расходы на товар в разные годы. Сколько было затрачено средств в 2012, 2013, 2014 и 2015. Группировка по дате в сводной таблице Excel выполняется следующим образом. Для примера сделаем простую сводную по дате поставки и сумме.

Щелкаем правой кнопкой мыши по любой дате. Выбираем команду «Группировать».

В открывшемся диалоге задаем параметры группировки. Начальная и конечная дата диапазона выводятся автоматически. Выбираем шаг – «Годы».

Получаем суммы заказов по годам.

По такой же схеме можно группировать данные в сводной таблице по другим параметрам.

Как создать таблицу в Эксель: Форматирование, Границы, Ячейки

В программах работы с электронными таблицами, таких как Excel, редко заботятся о внешнем виде данных, пока все они не будут введены в рабочий лист и сохранены. Только после этого возникает желание сделать информацию понятной и удобной для просмотра. В этой статье вы узнаете, как создать таблицу в Эксель?

После того как вы решили, какой тип форматирования применить к фрагментам рабочего листа, необходимо выделить ячейки и выбрать соответствующий инструмент или пункт меню. Но прежде всего следует научиться выбирать ячейки или создавать выделения ячеек.

Учтите, что ввод данных в ячейки и их форматирование — две совершенно разные задачи в Excel. Можно изменять данные в отформатированных ячейках и в то же время применять имеющееся форматирование к новым ячейкам. Можно форматировать пустые ячейки, зная, что в будущем в них будут введены данные. Это предполагает, что форматирование будет применено к данным сразу же при вводе.

Как создать таблицу в Эксель: Простые приемы форматирования ячеек

В этом разделе мы рассмотрим инструменты табличного форматирования, не требующие предварительного выделения ячеек. Щелкните на кнопке Форматировать как таблицу, находящейся в группе Стили вкладки Главная. На экране появится коллекция стилей, разделенная на три группы: Светлый, Средний и Темный. Каждая из этих групп содержит цветовые гаммы форматирования соответствующей интенсивности.

После щелчка на одной из миниатюр формата программа попытается в автоматическом режиме выделить пунктирной линией диапазон ячеек, к которому будет применено форматирование. Также на экране появится диалоговое окно форматирования таблицы.

Читать еще:  Как сделать excel на русском языке?

В диалоговом окне форматирования таблицы находятся текстовое поле Укажите расположение данных таблицы, в котором указан диапазон ячеек, выбранный программой, а также флажок Таблица с заголовками.

Если программа некорректно выбрала диапазон форматируемых ячеек таблицы, то перетащите над требуемым диапазоном указатель мыши, после чего в текстовом поле Укажите расположение данных таблицы отобразится адрес нужного диапазона. Если таблице данных не нужны заголовки или заголовки уже есть, но вы не хотите добавлять к ним раскрывающиеся списки фильтрации, то отмените установку флажка Таблица с заголовками перед тем, как щелкнуть на кнопке ОК.

После щелчка на кнопке ОК в диалоговом окне форматирования таблицы выбранный формат применяется к диапазону ячеек. На ленте появляется набор контекстных вкладок Работа с таблицами, который включает контекстную вкладку Конструктор. Возле правого нижнего угла таблицы появится значок набора инструментов быстрого анализа.

Благодаря контекстной вкладке Конструктор можно увидеть, как будет выглядеть таблица при использовании разных форматов (с помощью оперативного просмотра). Установите указатель мыши над одной из пиктограмм форматов в группе Стили таблиц, и таблица изменится в соответствии с выбранным стилем. Чтобы получить доступ ко всем табличным форматам, используйте полосу вертикальной прокрутки. Щелкните на кнопке Дополнительные параметры — она обозначена горизонтальной полоской над направленным вниз треугольником, — чтобы открыть окно коллекции табличных форматов. Установите указатель мыши над миниатюрой стиля, находящейся в разделе Светлый, Средний или Темный, чтобы увидеть, каким образом изменится внешний вид таблицы.

Всякий раз, когда вы выбираете формат в коллекции Стили таблиц для одной из таблиц данных книги, Excel автоматически присваивает этой таблице обобщенное имя (Таблица 1, Таблица 2 и т.д.). Чтобы переименовать таблицу данных, присвоив ей более описательное имя, воспользуйтесь полем Имя таблицы, находящимся в группе Свойства вкладки Конструктор.

Как создать таблицу в Эксель: Настройка табличных форматов

Помимо возможности выбора нового формата таблицы в коллекции Стили таблиц, вкладка Конструктор включает группу Параметры стилей таблиц. Эта группа содержит флажки, позволяющие дополнительно настроить внешний вид выбранного табличного формата.

  • Строка заголовка. Используется для вставки кнопок фильтрации в заголовки столбцов первой строки таблицы.
  • Строка итогов. Вставка строки итогов в конец таблицы. В этой строке отображаются суммарные значения всех строк, содержащих значения. Чтобы изменить функцию вычисления итогов в выбранном столбце, щелкните на соответствующей ячейке последней строки для вызова списка стандартных функций (суммирование, вычисление среднего, минимального или максимального значения, вычисление количества элементов, стандартного отклонения и дисперсии) и выберите требуемую функцию.
  • Чередующиеся строки. Выделение тенями четных строк таблицы.
  • Первый столбец. Выделение заголовков строк таблицы в первом столбце полужирным шрифтом.
  • Последний столбец. Выделение заголовков строк таблицы в последнем столбце полужирным шрифтом.
  • Чередующиеся столбцы. Выделение тенями четных столбцов таблицы.
  • Кнопка фильтра. Включает и выключает фильтр в строке заголовков таблицы.

Закончив выбор и настройку форматирования таблицы, щелкните на ячейке, не принадлежащей ей, и набор контекстных вкладок Работа с таблицами вместе с контекстной вкладкой Конструктор исчезнет с ленты. Если решите позже поэкспериментировать с форматированием таблицы, то щелкните на любой из ее ячеек, и набор контекстных вкладок Работа с таблицами вместе с контекстной вкладкой Конструктор снова появится на ленте.

Как создать таблицу в Эксель: Форматирование ячеек с помощью команд вкладки Главная

Некоторые рабочие листы требуют более точного форматирования, чем это возможно путем щелчка на кнопке Форматировать как таблицу. Например, вам может понадобиться таблица данных, в которой полужирным шрифтом выделены заголовки столбцов, а строка итогов выделена подчеркиванием.

Кнопки форматирования, содержащиеся в группах Шрифт, Выравнивание и Число вкладки Главная, позволяют выбрать практически любое форматирование для таблицы данных. Описание этих кнопок приведено в табл. 1.

Таблица 1. Кнопки форматирования групп Шрифт, Выравнивание и Число, находящихся на вкладке Главная

Как использовать сводные таблицы Excel в КДП

О чем идет речь

Прежде чем разбираться в нюансах применения, выясним, что такое сводная таблица в Excel. В общем случае под этим термином понимают особый инструмент стандартной версии пакета MS Office — Excel, позволяющий выбрать из массива данных необходимые сведения и совершить с ними простые арифметические действия. Допустим, мы имеем массив следующего вида, иллюстрирующий работу фирмы по продаже оргтехники:

Общее количество проданного товара увидим, если с помощью базы данных построить сводную таблицу в Excel.

Узнаем общую сумму продаж по каждой категории.

Проверим остатки по каждой категории товара и так далее.

Как использовать

Сводные таблицы в Excel для чайников представляются чем-то очень сложным и непонятным. На самом же деле не все так страшно. Перед тем как сделать сводную таблицу в Excel, необходимо «раздобыть» для нее исходные данные. Получают их как автоматически, выгрузив необходимую информацию из 1С или другой программы, например, системы ЭДО, так и в ручном режиме, создав документ со всеми необходимыми данными. Идеальный вариант, если сам учет деятельности ведется в Эксель, тогда никаких дополнительных действий совершать не придется. Главное — проверить, что исходный массив соответствует следующим требованиям:

  • в нем нет объединенных ячеек;
  • нет пустых строк и столбцов;
  • все столбцы имеют заголовки.

Если какое-то из этих условий не соблюдено, данные необходимо отформатировать, иначе создать базу не получится. Чтобы наглядно показать, как в Экселе сделать сводную таблицу, используем для примера документ следующего вида:

Создаем базу Excel с помощью функции «Вставка» — «Таблица» — «Сводная таблица».

Получим следующий результат:

Осталось показать, как работать со сводными таблицами в Excel. Снимая и устанавливая галочки в списке полей, меняем вид отчета. Выведем сумму сделок каждого менеджера.

А теперь добавим типы продаж.

Как сделать вычисления

В отчет можно добавить вычисляемые поля. Для этого необходимо поставить курсор в любую ячейку Еxcel, выбрать вкладку «Анализ» — «Вычисления» — «Поля, элементы и наборы» — «Вычисляемое поле». В появившемся окне зададим имя поля и формулу для вычислений. В нашем случае зарплата составляет 5% от выручки, и формула выглядит следующим образом:

Добавлять и убирать столбцы можно, перетаскивая поля в соответствующую область.

Если данные в исходном массиве изменились, базу необходимо обновить. Добавим менеджера Самуйлову в исходные данные, поставим курсор в любую ячейку базы и обновим результат сведений с помощью вкладки «Анализ» — «Обновить данные».

Чтобы настроить автоматическое обновление данных при открытии файла, необходимо установить галочку в соответствующем месте (вкладка «Анализ» — «Параметры» — «Данные»).

Удаляем базу, выделив ее и нажав клавишу Delete.

Где применять

Надеемся, что вы разобрались как создать сводную таблицу в Эксель и как с ней работать. Теперь немного о том, для чего нужны сводные таблицы в Excel. В первую очередь их очень удобно использовать при расчете показателей ключевой эффективности, так называемых KPI. Во-вторых, они незаменимы, если необходимо составить какие-либо отчеты о персонале, например, в разрезе пола, возраста, образования и пр.

Расчет KPI

Современные CRM-системы позволяют выгрузить все необходимые отчеты в готовом виде. Но что делать тем, кто специализированный софт не использует? Остается возможность как в Экселе сделать сводную таблицу, так и посчитать необходимые показатели в ручном режиме. Второй способ кажется проще, но он не всегда удобен. Если исходные данные представлены в виде списка подобного вида, использовать объединенные реестры вполне уместно, так как это значительно облегчает последующую работу.

Мы уже посчитали объем продаж для каждого менеджера с помощью сводной базы.

Теперь эти данные используем для дальнейшего расчета. Сравним плановый показатель с фактическим и вычислим отклонение.

Тем менеджерам, которые превысили плановое значение (отклонение положительно), положена премия, рассчитываемая в процентах от выручки, превышающей плановое значение. Рассчитаем премию.

Отчет по персоналу

Практически все данные о персонале получаем из 1С. Но если такой софт в организации не используется или необходим отчет в другой форме, не остается ничего, кроме как делать сводные таблицы в Еxcel. Даже если массив данных составляется в ручном режиме, базы помогут представить их в более «красивом» виде. Имея сведения об образовании, стаже, окладе сотрудников в виде подобного списка, есть возможность, допустим, выяснить, сколько сотрудников каждого из отделов имеют образование определенного уровня.

С помощью подобной базы данных решают и задачи посложнее. Отобразим минимальный оклад сотрудников различных отделов по каждому уровню образования.

На основе таких отчетов удобно строить диаграммы для графического отображения информации.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector