Как сделать общий доступ к файлу powerpoint?

Как поделиться документом Word, Excel или PowerPoint

Опубликовано Михаил Непомнящий в 29.03.2017

Часто бывает необходимо организовать совместную работу над документом или предоставить другим людям доступ на чтение. Microsoft Office предоставляет такую возможность.

Делиться файлами можно как со своего компьютера, так и через официальный сайт office.com. Важным условием в обоих случаях является хранение документа на облачном сервисе OneDrive. Если вы создавали новый файл непосредственно через браузер, то он автоматически сохранился куда нужно под вашей учетной записью Microsoft, а вот в случае работы на стационарном устройстве необходимо будет сначала выгрузить файл в онлайн.

Доступ через браузер

Как бы вы ни предоставляли доступ на документы, другие пользователи смогут открыть их онлайн, даже если не являются подписчиками платной версии MS Office. Онлайн-версия доступна для всех, правда имеет некоторые ограничения по функционалу.

Зайдите на сайт office.com и авторизуйтесь под своей учетной записью. Система автоматически предложит вам на выбор документы, с которыми вы работали в последнюю очередь, либо же создать новый файл в одной из популярных программ – Word, Excel, PowerPoint, OneNote и другие. Выбрав одно из приложений, вам также будет доступен список файлов соответствующего типа, что хранятся у вас на сервисе OneDrive. Если нужного файла нет в списке, просто перейдите по ссылке снизу «Открыть файлы из OneDrive».

Удивительно, но разработчики онлайн-версии офисного пакета зачем-то по-разному оформили кнопки совместного доступа. Так для документов Word и Excel сама кнопка вроде находится в одном месте, но называется по-разному – «Общий доступ» и «Поделиться» соответственно. А для PowerPoint отдельной кнопки в принципе не предусмотрено – вместо нее предлагается простая ссылка с текстом «Совместно с другими людьми».

Впрочем, по нажатию этих разных по оформлению ссылок открывается единое окно для общего доступа. Слева в нем сообщается о том, кому уже предоставлен доступ к файлу, а справа можно ввести электронные адреса новых получателей. По нажатию на ссылку «Получатели могут вносить изменения» можно изменить права редактирования на опцию «Получатели могут только просматривать», а также можно указать, что для работы с файлом необходимо войти в учетную запись Microsoft (хотя это необязательно).

Когда адреса получателей введены и указаны соответствующие права, просто нажмите на кнопку «Поделиться». Люди получат уведомления по электронной почте и по ссылке из письма смогут попасть на документ.

Другой способ поделиться файлом – это в том же диалоговом окне в области слева выбрать пункт «Получить ссылку». Благодаря этой возможности нет необходимости указывать каждого получателя отдельно. Ссылку можно отправить в общий чат или разместить в социальной сети или сайте. При создании ссылки также есть возможность указать права для пользователей – на редактирование, либо же только на просмотр документа. Кнопка «Создать ссылку» предоставит вам соответствующий URL-адрес, после чего можно создать еще одну ссылку. Таким образом, можно сформировать одну ссылку для редактирования, другую – для чтения.

Доступ с компьютера

Чтобы поделиться документом, с которым вы работаете на стационарном компьютере, не придется разбираться в различных подходах к оформлению различных программ. Word, Excel, PowerPioint, OneNote – имеют одинаковый интерфейс для этих целей.

Перейдите в меню «Файл» – «Общий доступ». Здесь вас интересует первый пункт «Поделиться», хотя дальше в зависимости от программы могут быть и дополнительные опции, вроде «Отправить по электронной почте», создать «Онлайн-презентацию» и так далее. Для совместной работы нас интересует именно пункт «Поделиться».

Читать еще:  Как сделать бейджик в powerpoint?

Если файл ранее еще не был выгружен в хранилище OneDrive, то вам будет предложено это сделать по кнопке «Сохранить в облаке». Если открылось представление «Сохранить как», то выберите здесь пункт «OneDrive», укажите имя файла и нажмите на кнопку «Сохранить».

После этого в меню «Файл» – «Общий доступ» у вас появится кнопка «Совместно с пользователями». По ее нажатию в приложении появится область для ввода электронных адресов и указания их прав для работы с документом: с возможностью редактирования или без оной. На этой стадии интерфейс у приложений может немного отличаться. В частности, в Word может сначала потребоваться ввести электронный адрес, после чего появится возможность задать права.

Ниже в области для предоставления доступа могут быть ссылки «Отправить как вложение» и «Получить ссылку для совместного доступа». В первом случае человеку на электронную почту будет отправлена копия файла, а во втором – можно будет создать ссылку для онлайн доступа к файлу.

Общий доступ и совместное редактирование презентаций в веб-приложении PowerPoint

Любая презентация, сохраненная в OneDrive или SharePoint Online, может работать с несколькими редакторами в Веб-приложение PowerPoint. Вы можете добавлять примечания и редактировать по отдельности или одновременно.

ВOneDrive для бизнеса или SharePoint Online файлов можно создать ссылку на конкретный слайд в общей презентации.

Чтобы получить необходимые инструкции, откройте список ниже и выберите папку, в которой хранится файл презентации.

  • Где хранится презентация?
  • OneDrive
  • OneDrive для бизнеса или SharePoint

Общий доступ к презентации

В Веб-приложение PowerPoint нажмите кнопку поделиться .

В области Поделиться выберите один из указанных ниже вариантов.

Отправить ссылку для доступа . Отправьте по электронной почте приглашение со ссылкой на вашу презентацию и необязательным сообщением.

Чтобы предоставить другим пользователям доступ к презентации только для чтения, щелкните ссылку Получатели могут вносить изменения и выберите пункт Получатели могут только просматривать.

Чтобы сделать так, чтобы получатели могли просматривать презентацию с помощью учетной записи Майкрософт, выберите пункт получатели могут вносить изменения, а затем выберите пункт получатели должны войти в систему с помощью учетной записи Майкрософт.

Введите адреса электронной почты получателей в поле Кому и нажмите кнопку Поделиться, чтобы отправить приглашение.

Получить ссылку . Создайте ссылку на презентацию, которую можно скопировать и вставить в другом месте.

Чтобы предоставить доступ к презентации для редактирования или только для чтения, выберите в списке пункт Редактирование или Только просмотр.

Чтобы создать и скопировать ссылку, нажмите кнопку Создать ссылку.

Совместное редактирование в Веб-приложение PowerPoint

В OneDrive откройте файл, над которым вы хотите работать с другими пользователями.

В разделе изменить презентациюнажмите кнопку изменить в PowerPoint Online.

Приступайте к работе над презентацией.

Если над презентацией работает кто-то еще, в строке состояния отображается значок совместного редактирования и количество таких людей. Щелкните стрелку рядом со значком, чтобы увидеть, кто именно работает над презентацией.

Когда пользователи редактируют презентацию, не войдя в OneDrive или SharePoint, они отображаются в списке как «гость».

Если они также используют Веб-приложение PowerPoint, вы можете даже увидеть, что они вводят в реальном времени, и индикатор, показывающий, на каких слайдах они работают.

Вы можете совместно работать с людьми, использующими классическое приложение PowerPoint. Тем не менее, для достижения наилучших результатов пользователи, использующие Веб-приложение PowerPoint, должны вносить изменения с помощью классического приложения PowerPoint (PowerPoint 2010 или более поздней версии или PowerPoint для Mac 2011 или более поздней версии).

Читать еще:  Как в powerpoint сделать шторку?

Добавление примечания

Выберите слайд или какой-либо элемент на слайде.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Примечание.

Введите свои комментарии и нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы добавить дополнительные примечания, в области Примечания нажмите кнопку создать и введите текст в поле.

Чтобы ответить на примечание, щелкните поле Ответить и введите свое сообщение.

На слайде рядом с элементом, над которым вы хотите добавить примечание, появляется всплывающее примечаний.

Переименование файла презентации

Вы можете переименовать файл в Веб-приложение PowerPoint, пока вы разрабатываете их совместно с другими пользователями.

Щелкните имя файла в центре строки заголовка Веб-приложение PowerPoint в верхней части окна браузера.

Будет выбрано полное имя.

Введите новое имя файла. Или с помощью клавиш со стрелками поместите точку вставки в заголовке, а затем введите изменения в имя файла.

По завершении нажмите клавишу ВВОД.

К моменту изменения имени синхронизируются с другими экземплярами файла, который в данный момент открыт.

Общий доступ к презентации

В Веб-приложение PowerPoint нажмите кнопку поделиться .

В появившемся окне выберите один из указанных ниже вариантов.

Отправить ссылку для доступа . Отправьте по электронной почте приглашение со ссылкой на вашу презентацию и необязательным сообщением.

Чтобы предоставить другим пользователям доступ к презентации или только для чтения, щелкните стрелку вниз и выберите пункт может редактировать или может быть доступен для просмотра.

Чтобы отправить приглашение по электронной почте, нажмите кнопку Поделиться.

Получить ссылку . Создайте ссылку на презентацию, которую можно скопировать и вставить в другом месте.

Чтобы установить ограничения на доступ, выберите в списке вариант входа.

Чтобы скопировать ссылку, нажмите кнопку Копировать.

Чтобы изменить срок действия ссылки, щелкните Изменить и введите другое количество дней.

Предоставление общего доступа к презентации и ссылки на определенный слайд

В Веб-приложение PowerPoint вы можете отобразить отдельного слайда, отправив ссылку на него прямо на этот слайд в файле презентации. Отправив ссылку на другого пользователя, вы делитесь всей презентацией с этим человеком, с помощью которой можно добавить получателя к определенному слайду.

Откройте презентацию в Веб-приложение PowerPoint.

В области эскизов в левой части экрана щелкните правой кнопкой мыши слайд, на который нужно создать ссылку, а затем выберите команду связать с этим слайдом.

Откроется диалоговое окно общий доступ , и адрес слайда будет скопирован в буфер обмена компьютера.

При необходимости нажмите кнопку в нижней части экрана, чтобы изменить параметры ссылок в диалоговом окне » общий доступ «.

Вы можете управлять тем, кто может видеть слайд, а также могут ли получатели ссылки редактировать файл, содержащий этот слайд.

Вставьте скопированную ссылку в нужное место (например, сообщение электронной почты), чтобы поделиться ею с другими людьми.

Уведомления при открытии измененного файла

После внесения изменений в общий файл презентации Веб-приложение PowerPoint уведомляет об этом при повторном открытии файла. Маленький плакат в правом верхнем углу окна содержит сведения о том, кто внес изменения в презентацию во время отсутствия.

Просмотр изменений, внесенных в общую презентацию

Для Office 365 бизнес-подписчиков, использующих SharePoint Online, Веб-приложение PowerPoint автоматически отслеживает изменения, внесенные в документы в Интернете.

Если вы повторно открыли измененную презентацию (или используете файл, который активно редактирует кто-то другой), измененные слайды выделяются бирюзовым в области эскизов.

Выберите эскиз, чтобы просмотреть полноразмерный слайд. Измененная часть слайда будет выделена бирюзовым цветом. Рядом будет указано, кто и когда внес изменения.

Изучив слайд, который был изменен другим пользователем, вы удаляете из него запись «слайды с непрочитанными изменениями».

Читать еще:  Как сделать непрерывную музыку в powerpoint?

(Иногда измененный слайд выделяется, но внесенные правки не видны на нем. Это относится к изменениям в области «Заметки», удалению фигур, добавлению примечаний и изменению анимации.)

В каких случаях выделяются изменения:

Эта функция работает для общих документов, которые хранятся в OneDrive для бизнеса и SharePoint Online.

Изменения выделяются только в том случае, если пользователь, который вносит изменения, использует Веб-приложение PowerPoint или является Office 365 ым абонентом, использующим PowerPoint на компьютере, а не менее версии 1708 ежемесячного канала или версии 1803 на полугодовой (запланированной) канал. См. инструкции по определению версии Office

Данные о статусе «чтение и непрочитанные» отдельных слайдов хранятся в веб-службе Майкрософт, разработанной для сохранения параметров пользователя. Данные будут обновляться каждый раз, когда кто-то откроет PowerPoint слайды, и будет превышено количество последних файлов, сохраненных в веб-службе.

Если пользователь включил параметры конфиденциальности для документа в центре управления безопасностью, в нем сохраняются изменения, внесенные любым пользователем. Таким образом, в файле не должно быть света. Центр управления безопасностью недоступен в Веб-приложение PowerPoint, но Веб-приложение PowerPoint соответствует всем параметрам центра управления безопасностью, которые вы сделали в классической версии PowerPoint.

Совместное редактирование в Веб-приложение PowerPoint

В OneDrive откройте файл, над которым вы хотите работать с другими пользователями.

В разделе изменить презентациюнажмите кнопку изменить в PowerPoint Online.

Приступайте к работе над презентацией.

Если над презентацией работает кто-то еще, в строке состояния отображается значок совместного редактирования и количество таких людей. Щелкните стрелку рядом со значком, чтобы увидеть, кто именно работает над презентацией.

Когда пользователи редактируют презентацию, не войдя в OneDrive или SharePoint, они отображаются в списке как «гость».

Если они также используют Веб-приложение PowerPoint, вы можете даже увидеть, что они вводят в реальном времени, и индикатор, показывающий, на каких слайдах они работают.

Вы можете совместно работать с людьми, использующими классическое приложение PowerPoint. Тем не менее, для достижения наилучших результатов пользователи, использующие Веб-приложение PowerPoint, должны вносить изменения с помощью классического приложения PowerPoint (PowerPoint 2010 или более поздней версии или PowerPoint для Mac 2011 или более поздней версии).

Добавление примечания

Выберите слайд или какой-либо элемент на слайде.

На вкладке Вставка нажмите кнопку Примечание.

Введите свои комментарии и нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы добавить дополнительные примечания, в области Примечания нажмите кнопку создать и введите текст в поле.

Чтобы ответить на примечание, щелкните поле Ответить и введите свое сообщение.

На слайде рядом с элементом, над которым вы хотите добавить примечание, появляется всплывающее примечаний.

Переименование файла презентации

Вы можете переименовать файл в Веб-приложение PowerPoint, пока вы разрабатываете их совместно с другими пользователями.

Щелкните имя файла в центре строки заголовка Веб-приложение PowerPoint в верхней части окна браузера.

Будет выбрано полное имя.

Введите новое имя файла. Или с помощью клавиш со стрелками поместите точку вставки в заголовке, а затем введите изменения в имя файла.

По завершении нажмите клавишу ВВОД.

К моменту изменения имени синхронизируются с другими экземплярами файла, который в данный момент открыт.

Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Make your presentation shine

Connect with a PowerPoint expert who can custom design your presentation.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector