Как сделать рассылку писем в word?

Как сделать рассылку писем в word?

Send a Message

This message will be pushed to the admin’s iPhone instantly.

Привет! Сегодня решил осветить один из тех инструментов, а именно массовую рассылку (слияние) документов. Этот инструмент относится к тем, что:

  • легки в использовании
  • малоизвестны
  • приносят охрененную пользу

и еще один нюанс — это единственный из всех инструментов, который использует связь с Word. Даже более того, этот инструмент больше относится к Word, чем к Excel.

Применение инструмента

Представим ситуацию. Вы начальник отдела кадров, в котором утвержденный проект трудового договора. Каждый сотрудник, включая гендира, подписывает ежегодно один и тот же документ, который каждый раз отличается только в деталях, индивидуально присущих каждому человеку — ФИО, должность, зарплата, домашний адрес и т.д.

Или ситуация — когда надо отправить одно и то же письмо куче адресатов — новогоднее поздравление, приглашение на благотворительный концерт, уведомление — маркетологи например часто вынуждены клепать подобные письма с конвертами своим клиентам.

Как обычно делается? Либо вы вносите каждый раз перед распечаткой в установленный шаблон нужные изменения либо создаете на каждого сотрудника (адресата) отдельный документ, в котором только корректируете дату подписания.

В любом случае вы работаете с каждым адресатом. Это отнимает много времени и является рутинной процедурой, которую легко можно сократить.

Что необходимо

В первую очередь нам нужны:

  • Документ-шаблон в Word’е
  • Список адресатов с их характеристиками (адресами, полом, обращением. )

У меня для примера простенькое письмецо:

Серым отмечены блоки, индивидуальные для каждого адресата. Как видите, нужно подготовить обращение (Уважаемый/Уважаемая), нужные поля в родительном падеже (Иванову). Соответственно, на каждый такой блок я готовлю табличку в Excel:

Слияние — вот как называется этот инструмент. Для этого открываем наш шаблон в Word и нажимаем на вкладке «Рассылки» — «Начать слияние» — «Пошаговый мастер слияния».

Далее появится справа панель, где поэтапно надо выбирать нужный вариант.

  1. Выбор типа документа. Я выбрал «Письма»
  2. Открытие документа. Я уже открыл, поэтому «Текущий документ».
  3. Выбор получателей. У меня уже готовый список, поэтому «Использование списка» и Обзор. Там выбираю свой файл.
  4. Создание письма. Мне много блоков надо ввести, поэтому поочередно выбираю нужное место в письме и через «Другие элементы» вставляю нужный мне элемент.
  5. Просмотр писем. Здесь можно прокрутить ваши записи, т.е. посмотреть все документы, нажимая на соответствующие стрелочки.
  6. Завершение слияния. Тут есть два варианта — «Печать» — можете распечатать готовые документы, при этом выбрав только тех, кто нужен. И другой вариант «Изменить часть писем» — здесь каждый документ формируется друг за другом. Это нужно для того, чтобы внести какие-то редкие изменения, которые просто нецелесообразно втыкать в таблицу. При этом также можно выбрать какие письма вам выгрузятся в Word, а какие не нужны.

Сохраните документ. Потом при открытии вас будут спрашивать

Отвечаете «Да» и можете просматривать шаблон с текущими адресами прямо на панели, слияние делать больше не придется.

Очевидный плюс этого инструмента — никакой рутины. Подготовка документа будет сводиться лишь к открытию, выбору адресатов и распечатке (отправке).

Обычно я делаю быструю пояснялку для Youtube, но этот инструмент уже освещен в моем бесплатном часовом видеокурсе «Топ-10 инструментов Excel «. Все мои подписчики его получили, если же его у вас нет, можете его получить, введя в поле в правой части свои контакты и после подтверждающего письма (где надо кликнуть на ссылке) вам придет письмо со ссылкой на видеокурс. Там вы заодно познакомитесь еще с 9ю инструментами, которые приносят огромную пользу в работе всем пользователям Excel.

Почтовая рассылка средствами Word и Excel.

Постановка задачи

Предположим, что у нас имеется вот такая таблица Excel:

В ней хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса, имена и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником с помощью вот такого поздравительного письма в Word:

Задача состоит в том, чтобы автоматически создать на каждого отдельное письмо, куда будут подставлены ФИО и название компании клиента, с тем чтобы потом эти письма вывести на печать.
Решить подобную проблему можно либо в Excel с использованием макросов, либо с помощью специально созданного для этого инструмента в Microsoft Word — Слияния (Mail Merge).

Шаг 1. Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • шапка таблицы должна быть простой — одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек)
  • в таблице не должно быть объединенных ячеек
  • в таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются)
  • т.к. Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения «Уважаемый(ая). «

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу(FormatasTable) с вкладки Главная (Home) для создания подобных таблиц с данными для рассылки.

Шаг 2. Подготовка шаблона письма в Word

Здесь все проще — нужен обычный документ Word с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из списка Excel.

Шаг 3. Слияние

Открываем шаблон письма в Word и запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) — Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис — Письма и рассылки — Мастер слияния (Tools — Letters and Mailings — Mail Merge) .
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними — с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант — Письма (Letters).

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем — Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов. После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать — куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы — она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе пользователь уже может предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из набора.

Этап 6. Завершение слияния

Нажатие ссылки Печать приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Вот и все! Получившийся документ можно отправить на печать или отредактировать-сохранить по желанию для похожих рассылок в будущем.

Рассылка: формирование с помощью программы Word

Страницы 1

Чтобы отправить ответ, вы должны войти или зарегистрироваться

Сообщений [ 42 ]

1 Тема от Alex_Gur 28.08.2012 12:50:08

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Тема: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Хотелось бы в данной ветке поподробнее описать такую функциональность программы Word как Рассылки.
Формированию рассылок в Word 2007 и 2010 посвящена целая вкладка. И хотя обычно мы используем эту функциональность весьма нечасто (а многие – не используют никогда ), все равно, о ней полезно будет знать.
Опыт показывает, что нередко даже люди, профессионально работающие с программой Word, обычно знакомы с этой функциональностью лишь в самых общих чертах.
Поэтому мы подготовили небольшой курс, где постараемся рассмотреть основные возможности формирования рассылок в Word.
Мы будем рассматривать процесс формирования рассылок в Word на примере версии 2010.
Как известно, в Word, с уже упомянутой вкладки Рассылки можно запустить специальный мастер рассылок (Пошаговый мастер слияния).
Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Предварительно могут быть подготовлены список получателей и шаблон письма.
Все эти действия постараемся более подробно рассмотреть далее.

2 Ответ от Alex_Gur 28.08.2012 13:44:25

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492
  • За сообщение: 2

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Формируем файл списка получателей

Вначале рассмотрим процедуру формирования списка получателей. Эта процедура обычно вызывает значительное замешательство у пользователей, а на самом деле она предельно проста.
Файл списка получателей (его еще часто называют базой данных или информационной базой рассылки) может быть сформирован в различных форматах:
— в Word;
— в Excel;
— в Access и т.д.
Этот файл содержит таблицу, которая распознается мастером формирования рассылок. Таблица включает в себя шапку и данные. Желательно, чтобы данный файл содержал только одну указанную таблицу, начинающуюся в Excel с первого ряда и с первого столбца (с ячейки A1), а в Word – с первой строки.
Команда Выбрать получателей (на вкладке Рассылки) распознает эту таблицу (первый ряд — как шапку, а остальные – как данные), а команда Изменить список получателей позволяет вывести таблицу в специальное окно, проверить ее корректность и при необходимости изменить ее.
В приложении приведены учебные примеры файлов списка получателей в форматах Word, Excel и Access, которые можно скачать. При желании вы можете изменять эти файлы и проверить, как функциональность формирования рассылок будет распознавать их.

Если файла списка получателей в электронном виде еще не существует — не беда, при необходимости его можно создать непосредственно в программе Word (об этом мы будем писать далее).

Файлы списка получателей.zip 55.12 Кб, 123 скачиваний с 2012-08-28

You don’t have the permssions to download the attachments of this post.

3 Ответ от Alex_Gur 28.08.2012 14:16:46

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Готовим шаблон письма

Чаще всего шаблон письма представляет из себя документ в Word, по структуре напоминающий письмо с оставленными в нем пустыми местами для вставки полей из файла списка получателей. Но, вообще говоря, шаблон письма может быть любым файлом Word.

Учебный пример шаблона письма можно скачать в приложении.

Необходимо иметь в виду, что в некоторых случаях шаблон письма не понадобится (об этом см. далее).

Слияние Приглашение.zip 14.6 Кб, 97 скачиваний с 2012-08-28

You don’t have the permssions to download the attachments of this post.

4 Ответ от Alex_Gur 29.08.2012 13:12:37

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Приступаем непосредственно к слиянию.
Формирование писем
Этап 1. Выбор типа документа

Вначале научимся формировать рассылки с помощью мастера слияния, встроенного в программу Word.
Откроем Word (2010) и перейдем на вкладку Рассылки и выберем команду Начать слияние – Пошаговый мастер слияния.
В правой части экрана (по умолчанию) откроется пошаговый мастер слияния.

На первом этапе нам предлагается выбрать тип документа для рассылки. Мы можем выбрать следующие типы документов:
1) Письма.
2) Электронное сообщение (готовятся однотипные электронные сообщения для разных получателей).
3) Конверты (печать конвертов для групповой рассылки).
4) Наклейки (печать наклеек для групповой рассылки).
5) Каталог (создание документа, содержащего каталог или список адресов).

Пока составим рассылку письма, поэтому выбираем позицию переключателя Письма (остальные типы документов попробуем рассмотреть позднее).
Нажимаем на гиперссылку Далее. Открытие документа и успешно переходим ко второму этапу слияния.

5 Ответ от Alex_Gur 29.08.2012 13:43:48

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Этап 2. Выбор документа

На втором этапе программа предлагает нам выбрать документ для рассылки. При выборе на первом этапе опции Письма у нас имеется три новые возможности для выбора:

1) Текущий документ (эту позицию переключателя используют, если рассылаемый документ является активным).
2) Шаблон (эту позицию выбирают, если рассылаемый документ (именуемый здесь шаблоном) еще не открыт).
3) Существующий документ (имеется в виду выбор документа, который уже открыт, но не является активным).

В нашем случае будем считать, что шаблон письма мы уже открыли, но он неактивен. подготовили, но еще не открывали.
Выбираем позицию переключателя Существующий документ, и в середине окна мастера появляется список открытых файлов Word. Выбираем из этого списка нужный (у кого нет шаблона, скачайте учебный шаблон из предыдущих сообщений). При этом имейте в виду, что Word может принудительно закрыть документ, бывший до этого активным, без сохранения (об этом выводится соответствующее сообщение).
Если вы выберете позицию переключателя Шаблон, то в середине окна мастера появится гиперссылка Выбор шаблона, с помощью которой можно будет загрузить подготовленный ранее шаблон с диска (обратите внимание, что загрузка шаблона производится только из папки, где хранятся шаблоны Office по умолчанию (перейти в произвольные папки диска будет весьма затруднительно)).
Итак, открыв шаблон, нажимаем на гиперссылку Далее. Выбор получателей и переходим к третьему этапу слияния.

6 Ответ от Alex_Gur 30.08.2012 09:31:32

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Этап 3. Выбор получателей

На третьем этапе предлагается выбрать состав получателей. Для этого предлагается три возможности:

1) Использование списка (используется подготовленный ранее файл данных о получателях в Word, Excel, Access и т.д.).
2) Контакты Outlook (используется книга контактов Outlook; для использования этой функциональности на компьютере должна быть активирована программа Outlook и в ней должна быть сформирована книга контактов).
3) Создание списка (новый список получателей создается непосредственно с использованием макроса рассылок Word). Для практики попробуйте создать новый список получателей и сохранить его. Список сохраняется в формате Access с расширением MDB.

В нашем примере мы выбираем первое значение переключателя Использование списка и подгружаем учебный файл Excel с данными о получателях, который можно скачать из приложения к одному из предыдущих сообщений.
Для присоединения файла нажимаем на гиперссылку Обзор (или, если какой-то из файлов был уже подгружен – Выбор другого списка). После подгрузки файла данных о получателях открывается окно Получатели слияния (это же окно на третьем этапе можно всегда открыть повторно с помощью гиперссылки Изменить список или нажав на кнопку Изменить список получателей на вкладке Рассылки).

В этом окне можно отключать или включать отдельных получателей, выполнять сортировку и фильтрацию списка, находить повторения или отдельных получателей из списка по заданным критериям, а также проверить адрес (к сожалению, как отмечает соответствующая страница сайта Microsoft, в России «в настоящий момент … местная служба недоступна»).
Для практики мы можем отключить нескольких получателей и перейти к четвертому этапу, нажав на гиперссылку Далее. Создание письма.

7 Ответ от Alex_Gur 30.08.2012 10:24:51

  • Alex_Gur
  • Модератор
  • Неактивен
  • Откуда: Москва
  • Зарегистрирован: 28.07.2011
  • Сообщений: 2,758
  • Поблагодарили: 492

Re: Рассылка: формирование с помощью программы Word

Этап 4. Создание письма

На четвертом этапе программа можно написать письмо для рассылки, если оно предварительно не было создано, и вставить поля для размещения данных о получателях.

В частности, указываются следующие виды полей:
1) Блок адреса.
2) Строка приветствия.
3) Почтовая марка.
4) Другие элементы.

Вставим поочередно указанные элементы.
Установим курсор в место документа, где должен быть напечатан блок адреса и нажмем на гиперссылку Блок адреса.
Открывается окно Вставка блока адреса, в котором можно регулировать различные форматы написания адреса.

В принципе, программа Word хорошо определяет нужные колонки данных, но при необходимости можно уточнить соответствие колонок для формирования адреса, нажав на кнопку Подбор полей. Открывается окно Подбор полей, с помощью которого можно уточнить соответствие колонок, необходимых для формирования адреса.

В рассматриваемом примере можно оставить все как есть и нажать на кнопку OK. В месте расположения курсора в тексте появится первое поле для формирования реквизитов рассылки: «Блок_адреса».
Далее установим курсор в то место документа, где должна быть напечатана строка приветствия и нажмем на гиперссылку Строка приветствия.
Открывается окно Вставка строки приветствия, в котором можно отредактировать формат строки приветствия.

Пока исправим обращение «Уважаемый» на «Уважаемый(ая)»:

Жмем на кнопку OK и в месте курсора видим новое поле «Строка_приветствия».

Чтобы получить возможность использовать электронные почтовые марки, необходимо установить специальное программное обеспечение, о чем свидетельствует открывающееся информационное окно. Для России эта служба также недоступна.
Наконец, снова устанавливаем курсор в место размещения поля и нажимаем на гиперссылку Другие элементы, чтобы вставить в письмо отдельные элементы базы рассылки. Открывается окно Вставка поля слияния:

Для примера вставим в письмо электронный адрес. В месте расположения курсора видим новое поле «Адрес_электронной_почты».

Закончив размещение полей, нажимаем на гиперссылку Далее. Просмотр писем и переходим к пятому этапу слияния.

Создаем шаблон письма в MS Word

Повинуясь правилу, я не выбираю.

Правилу я следую слепо.

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Задаем размеры полей:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).

Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

Добавленное поле будет выглядеть так:

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

[1]См.: Янковая В.Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 // Секретарь-референт. 2017. № 3. С. 25–35.

Н.В. Артонкина, менеджер проектов ООО «ИТСК» PMEA, PME, PRIME

Настройка рассылки писем

В этой инструкции описаны настройки рассылки писем, общие для всех способов отправки (Outlook, TheBAT!, сервис рассылки).

К общим настройкам рассылки относится:

  • настройка темы письма и текста письма
  • настройка прикрепляемых файлов (вложений к письму)
  • настройка получателей письма (основной получатель, копия, скрытая копия)

Для начала, открываем в Excel таблицу с исходными данными для рассылки.
В таблице может быть сколько угодно столбцов, но обязательно должен присутствовать столбец с адресами электронной почты
(если у вас нет такой таблицы, можете протестировать программу на примере этого файла Excel, скриншот которого приведён ниже)

Теперь открываем настройки программы, нажав кнопку Настройки на панели инструментов, и начинаем настраивать рассылку.

1. На вкладке Основные настройки ставим галочку «Выполнять рассылку писем»
При этом, на форме настроек появится новая вкладка с названием «Письма», где можно будет задать все параметры создаваемых писем:

2. Пролистываем форму настроек немного вниз, и задаём тему, текст и адрес email получателя писем:

Как видно на скриншоте, вы можете использовать поля из исходной таблицы как в качестве адреса получателя, так и в теме и тексте письма.

В поле «Получатель» необходимо сформировать корректный адрес электронной почты, на который будет отправлено письмо.

Адрес получателя можно ввести в полном и кратком формате:

  • — обычный адрес электронной почты (краткий формат)
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид vasya@mail.ru
  • — полный формат адреса электронной почты (Имя Получателя )
    После подстановки значений из таблицы Excel, адрес будет иметь вид Василий Пупкин

Вы можете использовать любой из этих 2 вариантов. Обычно используется второй вариант, т.к. люди лучше реагируют на письма, когда они адресованы лично им (а не просто на их адрес email)

Текст и тема письма могут быть произвольными.

В них тоже можно использовать коды полей (заголовки столбцов в фигурных скобках), а также любые другие поддерживаемые программой поля (например, код <%longdate%>для вставки текущей даты)

Вложения (прикрепление файлов к письму)

Если необходимо прикреплять файлы к создаваемым письмам, пролистываем настройки еще немного вниз, и видим галочки для включения 2 режимов добавления вложений:

Первая опция — «Прикреплять к письму сформированные файлы» — позволяет нам присоединять документы, заполненные (созданные) нашей программой.

К примеру, если в папке «Шаблоны» у нас находится несколько файлов — образцов документов, а прикрепить к письму необходимо только один файл, — то можно воспользоваться текстовым полем для указания маски файла.

(если в папке «Шаблоны» находятся файлы с именами Анкета.doc, Купон участника.doc и Расчёт скидки.xls, то при маске *купон* к письмам будут прикреплены только файлы, созданные на базе шаблона Купон участника.doc)

Вторая опция — «Прикреплять к письму все файлы из заданной папки» — даёт нам возможность добавлять во вложение к письму неизменяемые («статические») файлы.

Количество «статических» файлов неограничено — сколько их будет в папке, столько и будет прикреплено к каждому письму.

Внимание: Если вы случайно укажете в качестве этой папки каталог с огромным количеством файлов, то почтовая программа может зависнуть (при попытке прикрепить сотни мегабайтов во вложение к письму)

PS: В поиске файлов, просматривается только верхний уровень заданной папки, — файлы из подпапок не прикрепляются к письмам)

Когда мы всё настроили (и не забыли нажать кнопку «Сохранить изменения»), можно запускать формирование документов.

Читать еще:  Как сделать рамочки для текста word?
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector